流动人员人事档案管理问题与对策研究(2)

　　（三）人事档案管理部门的管理机制不完善

　　1.人事档案管理观念落后。传统的人事档案管理模式一直处于“保密”、“封闭”状态，个人不能随意查阅自己的人事档案。虽然这一规定从某种意义上是保护了流动人员的隐私不受侵犯，但是在“封闭”的管理模式下，人们对于其管理方式和收集内容不得而知，绝对保密制度也使人事档案利用价值大打折扣。[2]

　　2.个人档案信息管理分散。人们在不同领域工作和活动中，都会留下不同的信息，如：养老保险、收入情况、计生状况、户籍信息、财产记载等信息都只是由各职能部门自行保存，并没有与档案管理部门进行信息共享。个人不同信息分散管理的状态，导致部门间信息不匹配甚至脱节，不利于大环境下流动人员的全面发展。

　　3.人事档案管理制度执行不力，监督机构形同虚设。长期以来未有法规明确具体监管执法部门，单纯靠一个《流动人员人事档案管理暂行规定》根本无法约束用人单位的违规行为，监管部门在管理权限、监督执行工作方面较欠缺，导致部分单位及个人违规操作、有法不依、执法无门的管理现状。

　　4.各地对人事档案管理的要求和标准不统一。近年来，各省市及国有单位在管理个人人事档案时没有统一的要求和标准，存在较大差异，具体表现在：（1）部分单位在转递档案时不填写《人事档案转递通知单》，登记不及时，导致档案去向没底可查；（2）一些单位违反相关规定，将档案交由本人保管、转移，导致个人私拆档案或丢失；（3）部分人才服务机构对于档案管理没有严格按照规定办理。例如，在有些省市开具的人事档案接收函格式、内容不一，办理转正定级手续、档案工龄计算标准不一，出具的相关证明材料内容不一，甚至自行取消办理转正定级手续。2012年广西人才服务办公室共接收12562卷档案，其中有2330卷档案缺少报到证、转正定级、学籍档案、离职证明等材料，不合格档案比例达19%。

　　（四）人事档案管理信息化建设落后

　　全国各地在流动人员人事档案信息化管理这一工作上，可以说是管理方式多样、管理水平参差不齐，存在着不同的差异。人事档案信息作为人事档案管理工作的核心资源，存在档案信息数据库不完善、不统一，信息化服务程度较低，缺少联动网络平台，开发分散、综合利用共享无法实现等问题。

　　三、加强流动人员人事档案管理的对策选择

　　（一）强化公众对人事档案管理的认识

　　要提高社会大众对人事档案的认识，必须将人事档案的意义作用、相关管理政策法规、制度、经验成果等内容向社会推介，通过各种媒体手段加大宣传，使全社会关注人事档案管理工作，在全社会形成推动人事档案规范化管理的合力。

　　（二）完善人事档案管理内容，提高利用率

　　1.扩大存档材料范围，丰富内容。流动人员人事档案管理部门要根据市场的需求及变化有选择地调整人事档案管理内容及存档范围，注重收集个人在工作期间形成的工作情况、工作业绩，工作表现、素质评价材料、工作能力、特长、职业生涯、社会责任等内容，完善充实档案内容，提高人事档案的利用率及社会价值。

　　2.充分发挥人事档案社会效能。要提高人事档案的利用率，前提是人事档案内容要有利用价值和参考意义。人事档案管理部门应结合社会不同对象和需求，扩大人事档案内容归档途径，可以与涉及个人相关信息的部门联网，如：民政部门、公安部门、计生部门、人事考试部门、医院、银行、工商、税务、法院等，将个人信息联网共享。这一做法既可及时完善个人人事档案信息，提高个人档案诚信度及利用率，又可提高各部门间由于信息重复或者信息不对称造成的资源浪费和误解。

　　3.提高人事档案编研能力。流动人员人事档案管理不应该只停留在保管及固定的管理模式层面上，还要注意利用，注重服务价值。人事档案内容可以通过提炼、挖掘有用信息，编制成不同形式、侧重点不同的信息资料，做到点面结合，科学整理，满足各方需求，充分发挥人事档案的社会效能及利用价值，起到帮助个人职业规划发展，帮助用人单位开展人力资源工作的作用。[3]

　　（三）理顺关系，完善管理体制

　　1.转变观念，提高管理部门的服务意识。首先，要适度公开，打破“保密”枷锁。流动人员人事档案管理应在保持权限制管理的原则下适度公开。个人信息的保护并不等同于完全的保密，应当遵循适度公开的“半开放”原则，即个人资料信息的收集、处理与利用应对本人保持公开，本人有权获悉自己人事档案里的资料信息，随时了解这些材料的收集、处理与利用情况。其次，要提高服务意识。人事档案服务的是社会和市场，相关从业人员要转变工作理念，纠正“官本位”的错位理念，提高服务意识，使流动人员人事档案管理工作返朴归真，真正实现市场化。

　　2.扩大用人单位集体代理服务范围。在市场化运作下，越来越多的企业更重视人力资源管理工作的完善，注重人力资源管理对企业战略管理的影响。流动人员人事档案与职称申报、户籍、人才引进、因公出国政审等业务紧密相关，这一系列的业务手续都是以人事档案为基准的。人事档案管理部门可以针对用人单位的不同需求，把人事代理服务对象拓展到各行各业，拓宽到社会一切有需求的人群中。