广州亚运会、亚残运会收费卡项目政策与程序浅析(2)

　　（4）客户预订的非技术类物资由组委会物流领域负责落实，并由收费卡团队负责验收。

　　（5）客户租用空间内的物资摆放到位后，客户到达之前，安保部应及时锁闭房间。

　　（6）客户验收产品之后应及时向收费卡联系人提供验收信息。

　　2、赛时阶段临时订单处理

　　（1）国际广播中心（IBC）、主新闻中心（MPC）、运动员村及赞助商接待中心收费卡服务台，赛时期间可以接受转播商、媒体、NOC及赞助商客户在竞赛场馆及非竞赛场馆内的新增需求。客户可通过亲自到服务台或传真、电子邮件的方式下订单。值得注意的是，车辆租赁及车证租赁只接受赛前预订，不接受赛时预订服务。

　　（2）亚洲体育单项组织及其他特殊客户赛时可以通过提交赛时订单，也可以通过其在场馆内的代表部门（竞赛部、外联部等）向收费卡流动团队提出需求。

　　（3）提交订单之后，收费卡工作人员将为客户提供包括管理订单、核算价格、组织运送安装、提供服务及维修、最终结算等所有环节在内的服务。

　　（4）场馆技术、物流在实施订单后通知收费卡流动团队联系人，由收费卡流动团队联系人联络其场馆内的代表部门与客户进行验收。

　　3、订单的主要处理流程

　　客户提交订单→收费卡将订单转至相关部门审批→收费卡确认订单，并向客户开具临时发票，通知客户付款→客户付款后，收费卡激活客户订单，并通知相关职能部门→相关职能部门协调展品供应商实施订单→实施订单后联络场馆内的代表部门与客户进行验收。

　　三、收费卡物资管理政策

　　收费卡物资配送至指定安装区域并完成技术调试后，收费卡负责人、物流、技术、安保共同签字确认。物资数量及位置信息核对无误后，技术部门负责锁闭通信产品相关功能，安保协助粘贴封条。在未得到收费卡负责人允许的情况下，不能随意解封、移动、搬运收费卡物资。在任何情况下，不得使用客户租用的任何收费卡物资。产品安装在客户指定位置正式运行后不允许任意移动（手机除外），包括更改位置或移出场馆。收费卡服务台、收费卡流动团队负责受理并协调相关部门、单位处理客户投诉（备注：租赁汽车及车证管理政策详见《交通收费卡》）。

　　四、场馆化运行团队人员配置

　　1、非竞赛场馆收费卡团队人员设置

　　非竞赛场馆收费卡团队。运动员村、MPC、IBC各设有1个团队，每个团队15人，共45人。

　　2、竞赛场馆收费卡团队人员设置

　　各竞赛场馆和分赛区设置收费卡流动团队。以上竞赛场馆联系人分别来源于广播电视与媒体服务部、外联部、市场开发部以及竞赛部，以兼任形式担任；分赛区场馆联系人主要由当地场馆团队推荐人员兼任。

　　五、收费卡工作人员的主要职责

　　1、赛前准备阶段

　　在筹备阶段，收费卡工作人员的主要任务包括以下几方面。

　　（1）编制并印制针对不同客户群的收费卡指南，包括产品清单、价格及相关预订条款。

　　（2）与相关部门讨论制定收费卡项目赛时运行的政策和程序，明确相关职能部门在收费卡运行过程中的责任与工作。

　　（3）参与收费卡网上预订系统的改进及测试工作。收费卡系统是开展收费卡业务的平台，收费卡工作人员需要了解收费卡订单的处理流程及系统的主要功能，并在系统正式投入使用之前，完成测试、录入数据以及设置参数等工作。

　　（4）在预订开始后，登录系统，接受客户提交的订单，并督促相关部门确认客户订单。在确认订单后，向客户开具形式发票，并督促客户付款；与客户保持及时沟通，及时了解订单变化情况。

　　（5）确认客户付款信息后，核对产品安装的具体位置，并将信息传达给相关职能部门；组织定点的实施，包括产品的配送、安装和调试。

　　2、赛时阶段

　　亚运会、亚残运会赛时阶段，总部收费卡工作人员除少数留守在总部外，其余主要分散到亚运城收费卡办公室及收费卡服务台。赛时阶段主要任务包括以下几方面。

　　（1）与场馆相关客户群代表部门配合，根据客户的到达时间，准备与客户签收产品的工作。

　　（2）在场馆相关客户群代表部门及技术部、物流中心的配合下，与客户签收产品接收单据。

　　（3）接受客户赛时订单，协调相关职能部门确认订单，并告知客户产品价格以及所需的配送时间。

　　（4）在场馆财务的配合下，及时掌握客户的付款情况，并在确认客户付款后，组织相关职能部门实施订单，包括产品的配送、安装及调试。

　　（5）接受客户投诉，并协调相关部门为其解决产品在使用过程中出现的问题。

　　（6）配合场馆物流、技术部门对收费卡产品实施维护及更换，并核算相关费用。

　　（7）在场馆相关客户群代表部门、技术部的配合下，完成与客户的产品回收工作，清点收费卡物资，对产品的破坏、丢失情况进行记录，并与客户签字确认。

　　（8）配合场馆物流及时回收贵重物资。

　　（9）协助相关部门从客户区域拆除产品并妥善保管。