谈谈档案开放鉴定工作中的几个具体问题(2)

 
　　二、上级来文档案不应由本级单位进行开放鉴定
 
　　档案馆馆藏档案中大部分是本单位产生的档案，但仍有不少是上级来文。对上级来文的开放审查，实际工作中工作人员往往是按照本单位产生档案的开放鉴定原则进行的。但是根据《各级国家档案馆开放档案办法》国家档案局1992年第2号令第十三条规定：“各级国家档案馆不得擅自公布上级机关制发的文件或归属管理权不属于本馆的历史档案。公布上级机关文件，需经文件制发机关所在行政区域的国家档案馆同意；公布归属管理权不属于本馆的历史档案，需经有关规定对该档案有归属管理权的档案馆的同意。”上级来文的开放鉴定工作不应由本级档案馆负责，其是否开放应以其制发机关所在行政区域国家档案馆的意见为准。鉴于现阶段，各档案馆馆藏档案尚未共享，无法鉴别上级来文开放与否，故笔者建议对于本馆保存的到期上级来文不予开放鉴定，也不予擅自对外公布。
 
　　此外，对于转发上级来文的档案，笔者认为档案的作者已经从上级机关转变为本级机关，则本级档案馆有义务和责任对其进行开放鉴定，经鉴定可开放的档案应当及时对外公布。
 
　　三、按卷鉴定开放档案大大影响开放率
 
　　现阶段，由于馆藏档案尚未全部完成数字化扫描，尚不能实现按件提供利用，因此绝大多数档案馆的开放鉴定工作仍采取的是案卷审查的方式。这种方法实现了一旦整卷开放则利用者可查阅全卷。但也出现了一卷档案中有一页内容包含不开放内容则整卷均不得给予利用的问题，开放率大大降低。
 
　　因此，今后应当加大馆藏档案数字化扫描进度，在全部数字化扫描完毕，实现馆藏档案全部数字化扫描复制件提供利用的前提下，进行按件审查开放档案工作，甚至可以按页审查。因有些档案不开放原因仅仅只是一个人的姓名或其电话、家庭住址等个别涉及个人隐私的信息点，而对于整件文件的内容则是可以开放的。对于这种情况，在技术手段支持的前提下，可以将类似不开放信息点进行技术处理加以隐藏或掩盖，以增大开放率。
 
　　四、科学处理档案开放率与开放程度的关系
 
　　如果不考虑开放对象的问题，事实上所有馆藏档案都是开放的，都是可以利用的，只不过是谁能利用的问题。举个例子来说，档案产生单位对本单位进馆档案都是可以利用的。但是考虑到开放对象的问题，也就是说对谁开放的问题，则馆藏档案就会分为开放、控制开放、不开放等不同程度。现实工作中的档案开放鉴定，实际上已经将开放对象默认为社会公众。因此经鉴定为开放的档案，则是可以上网供社会公众自由阅览的；不开放则是社会公众无权阅览的；控制开放则在开放与不开放之间，不能上网供社会公众自由阅览，但又不是完全不能利用，而是需符合一定条件才可利用，换句话说也就是依利用者申请提供利用，这样的档案基本为涉及个人隐私的婚姻、招工、知青、房产、户籍等民生类档案。另外经审查不开放的档案，即使利用对象是社会公众，也不是完全不能利用，如果经档案产生单位审查同意，或者档案产生单位来人查阅并根据档案内容开具相关证明，实际上也是提供了利用。
 
　　但是在传统意义上，档案开放率的计算，仅仅是计算了可以上网供社会公众自由阅览的那部分纯开放的档案占所有到期进行开放审查档案的比率，而并没有考虑控制开放的部分，因此各区县甚至市级档案馆的馆藏档案开放率基本在30%左右，甚至更低。因此建议今后在计算档案开放率方面，应当更加细化一些。或者对开放率加以区分限制，比如计算馆藏文书档案开放率。而控制开放的档案几乎全部属于可利用状态，开放率应当为100%，因此单独计算控制开放档案的开放率，其意义并不大。
 
　　五、涉及公民隐私内容档案鉴定标准需更加详细