浅论工程资料档案在建设企业内控管理中的作用(3)

　　为更好地实现工程管理控制，避免因资料集中收集而造成项目管理上的不完善，工程资料的收集应该以制度的方式将工作做在日常，如项目的技术前期资料，由建设单位根据项目的进展情况，明确责任部门及时收集，以避免项目竣工后，因技术前期的资料散落在各经办人的手中，导致资料不全的情况，工程推进情况无法控制。项目实施阶段，建设单位的项目负责人不仅要注重项目实施过程的检查，也要每周对项目档案的整理和完整情况进行检查，以便于实际工程与资料相对应，确保工程符合设计、规划的要求，符合质量、安全以及进度的要求；在工程建设过程中，质量安全部门或者项目责任人也会检查出施工过程中的问题，而通过资料的收集以及项目现场的检查，可及时关闭工程的整改，将重大的质量、安全隐患解决在日常。对于日常工程建设过程中产生的各项联系单，也要及时的收存过程资料，检查落实情况。对于新产生的零星工程，要及时建立资料收集目录，对相关资料进行收集，若与主工程合同有联系，最好做一备忘，以便工程竣工翻查。

　　2、建立信息化监控体系，实现工程资金的时时监控

　　一个建筑面积10多万平方米房建类工程项目的实施，从设计到项目竣工，建设的时间3-4年（不包括前期的拆迁），涉及的合同达百余个，涉及的资料近万件。若同时开展多个项目建设，那涉及的信息量就更为庞大。在当前的信息化数字时代，我们完全可以运用工程管理软件系统来监控项目的资金控制情况。技术前期、工程管理、财务管理、监督管理部门等多个部门，通过工程管理软件将相关信息上传，通过信息共享，来实现信息获取的平衡，以确保工程款支付的准确性；另一方面财务部门可以通过工程资料的共享，预计工程的进度，做实资金计划，以减少工程财务成本的增加。

　　3、做好项目总结和信息资源利用

　　在档案管理上，收集只是其中的一部分，更为重要的一部分是通过收集的资料、档案对某一项工作进行总结。而这也是工程资料、档案收集后一项重要的工作。作为工程管理人员，除了日常工程管理外，很重要的一项工作是通过现场的管理以及工程资料的收集，总结整个项目工程，包括项目的设计、施工材料、施工工艺、施工节奏，甚至是资金的控制等各个方面，一方面是总结提高自身的工程管理水平，另一方面，也是为企业在今后的建设提供规范，以避免类似的错误在工程建设过程中反复出现，以提高工程质量、保证工期，有效控制成本，并不断地提高企业在行业中的形象。

　　档案资料的收集是一个繁琐、复杂的过程，却是企业发展过程中的一种积累，是企业控制管理工作的助手，就如每个王朝都会让史学家客观的记载每一个过程一样，让后人客观的评价与反思。作为工程建设企业的管理者，每个一参与工程项目的负责人，不仅要在思想、行动上重视该项工作，更应该在制度上予以规范，让每个工程真正成为一件“百年不朽”的作品，让企业成为一家可持续发展的品牌企业。