浅论工程资料档案在建设企业内控管理中的作用(2)

　　由于很多建设项目地域跨度越来越大，项目参与单位分布越来越广，项目信息成指数级增长，信息交流问题成为影响建设项目实施的主要问题。据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流（信息沟通）的问题有关；建设工程项目10%～33%的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%。项目建设过程中形成的资料、档案可以及时反应工程建设过程中信息交流的准确情况，以避免不同实施者因理解不同而造成施工工艺错误，工程成本的增加，工程建设时间延长等诸多问题。

　　二、工程资料、档案的管理现状。

　　工程建设项目从可行性论证至项目竣工交付使用，时间相对较长，一个大型的重点项目甚至需要5-6年的时间，形成的资料达百、千卷，大型项目甚至万卷。除了案卷多外，项目会涉及多个部门，多个专业；由于项目的时间跨度长，项目也会存在着一些变更，如一些民生类的项目，特别是大型政府项目，从最初的项目建设书到最终形成的施工图，均会有部分调整，有些项目的最初稿和最终稿甚至是完全是大相径庭；在项目实施过程中，因为功能的完善，设计的调整，也会或多或少的产生一些变更联系单。目前工程资料、档案管理主要存在着以下几种情况：

　　（一）收集滞后

　　根据工程档案资料的管理和归档要求，工程资料的存档工作均在工程竣工后实施。由建设单位、施工单位、监理单位分别整理技术前期、施工、监理资料档案。为确保资料的完整性，在建设合同签订时，都明确了施工、监理单位必须安排专职的资料员进行工程资料的收集。但在实际的检查过程中，资料的收集往往严重滞后，更有甚之，有些施工单位是在所有项目竣工后，因为要进行档案的专项验收，才会将工程资料进行收集以及补充。

　　（二）收集不完整

　　在笔者接触的几个项目中，项目一线的具体项目负责人，对于工程资料收集归档的意识并不高，甚至还有些抵触的情绪，有些项目负责人对于要求存档的内容，特别是建设单位自行存档的部分，认为只需要向档案室提交建委城建档案馆要求的内容即可，对于项目建设过程中产生的文书资料均无需保留或移交至档案室，由于要收集的资料是要从几前年的项目启动开始，若遇上人员调整，资料往往会存在缺失或遗漏。在工程资料的收集过程中，会存在为收集而收集，收集资料的不完整，或不能完全反映工程的真实情况，也会出现施工的实际情况与竣工图纸不符的质量失控现象，如报纸经常报道的，因为图纸不符，在进行道路整修时经常挖断水管或电力管的情况。值得注意的是，项目完成档案验收后，因项目产生的零星工程，经常会出现资料不移交的情况，而这些资料却是今后使用过程中，或审计阶段重要的补充资料。

　　（三）信息不对称

　　在项目施工过程中，因设计等原因调整会产生或多或少的变更联系单，由于项目负责人对联系单的产生没有进行统一的归纳、汇总，财务、工程管理部门在联系单管理上存在资料信息不对称，从而产生工程进度款超付，引起工程投资失控的情况。

　　三、工程资料、档案管理的建议

　　1、建立日常收集规范，实现工程项目日常质量安全和进度的控制