浅论工程资料档案在建设企业内控管理中的作用

　摘要：本文从建设单位的角度，结合工程项目管理，阐述了工程项目资料、档案管理的重要性以及对于企业、项目内控管理的重要性。

　　关键词：城市建设内控管理档案

　　在企业的管理过程中，内控管理已成为企业管理的一项重要工作，它是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。内控管理包括了内部环境管理、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等多个要素。工程项目（含公共事业、民生工程项目）的建设是建设企业，特别是国有建设企业的一项重要工作内容，而做好工程项目的内控管理是建设企业控制投资、减少负债，提高质量、落实社会责任的一项重要举措。

　　一、工程资料、档案在内控管理中的作用

　　工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，工程档案的内容包括了立项、土地报批、拆迁、设计、建设、审计、决算等各个环节的各种文件。具有资料收集主体广且多专业性，收集周期长，要求复杂，内容具有相关性、真实性，资料载体多样性，资料成果具有继承和借鉴性等特征。根据美国《经济学家》杂志2000年刊登的有关资料表明：“一个典型的1亿美元的建设项目在实施过程中会产生15万份左右独立的文档或资料（包括设计文件、合同文件、采购文件、资金申请单、进度计划等）”。这也说明了工程资料、档案管理已在建设企业内控管理中起到了一定的作用

　　（一）资金及财务成本的控制管理

　　工程资料、档案是对以往工程项目过程资料的汇总，对于建设企业，项目的建设方案在很大程度上可以参照或借鉴原来的类似工程项目，所以在项目初期的投资概算上，就能在原有工程资料和档案的基础上，结合目前的建筑材料市场，能计算出较为精准的投资概算，从而为财务资金的筹措、运作作好准备，以减少财务成本。在项目运作过程中，通过工程项目的时实资料和结合工程现场的实际情况，准确拔付建设资金，避免建设资金支付失控，如超付等情况的出现，以维护建设企业的主动控制权，保障企业的合法利益。

　　（二）质量安全及建设时间的控制管理

　　质量、安全是工程项目建设的重要目标。而许多工程建设经验是在实践中总结出来的，工程资料和档案就是实践经验和教训的书面记载，为项目的设计、规划以及时序的管理提供了前车之鉴。工程过程中的资料积累可以为项目管理者及时跟进工程的进度，查找工程中存在的问题，以避免工程建设过程中质量、安全隐患，并为后续的工程竣工后的使用奠定了基础。

　　（三）工程信息交流的控制管理