高校科研经费内控管理对策的构思(2)

　　内部控制制度是科学化管理的必然产物，内容极为丰富，涉及控制的对象包括人、财、物等方面，高校科研经费的内部控制，不能简单地依靠某个部门来实现目的，而是要靠一套科学、规范的内控制度体系，用制度来规范管理行为。一个设计和运行良好的内控制度体系可以有效防范与遏制不正当行为的发生。
　　科学、规范的内控制度体系必须具备如下特性，这也是内控制度设计的原则要求：1.权威性。科研经费内控制度应依据国家法律法规制定并公布实施，以增强其约束力，保证内控制度得以有效地贯彻执行。2.适用性。应综合考虑控制的成本效益，根据具体情况制定适合自身需要的科研经费内控制度。3.有效性。合理确定科研经费管理的各级人员的审批权限，合理设置岗位之间的相互牵制，并不断进行修正、补充，保证内控制度的不断完善与长效。
　　为达到有效实现内部控制，建议高校科研经费内控制度的设计从内部控制的关键点（或薄弱点）着手，根据国家有关规定，以资金管理为中心，制定一系列严谨、合理的管理制度体系，其中应包括科研项目经费管理办法、科研经费报销业务管理办法、发票管理办法、科研固定资产管理办法、结题结账管理办法等管理制度，所有的内控制度必须贯穿于科研经费管理的全过程。
　　（三）切入关键控制点，制定相应内控对策
　　高校科研计划实行“课题制”管理模式，在这种模式下涵盖了课题开立、课题研究和课题验收三个环节。从宏观角度来看，科研经费内控框架由内控制度、内控流程以及管理行为规范构成。笔者认为，可从课题制管理模式三个环节中的内控关键点入手，引入《规范》内控原则，采用不同的内控方法和内控技术手段，制定相应的内控对策，从而达到内控的目的。
　　1.课题确立阶段经费预算环节的内控对策
　　关键控制点：经费合同签订、预算编制。
　　策略：引入《规范》中的全面性原则、成本效益原则。内控的方法（或机制）为预算控制、全额成本核算制度、风险防控机制。内控技术手段为指导性控制和预防性控制。
　　（1）引入风险防控机制，规避经费合同风险
　　建议设置专门的科研合同管理机构，确定合同风险防控的归口部门，全程介入合同签订，对合同中科研经费的审核实行会签制，严格审查合同中涉及的科研经费条款，对有损于高校的条款一律不予通过。科研合同必须由高校法定代表人或其授权委托人代表高校签订并加盖科研合同专用章。
　　（2）引入企业预算管理办法，强化预算管理
　　预算控制是内控的核心环节。国家应在不同层次制定统一的高校科研经费预算管理制度，制定可操作的预算程序及预算编制办法、说明。高校科研经费预算的编制应坚持实事求是、精打细算的原则，确保科研经费的专款专用。预算管理根据不同的预算项目可以引入企业的预算管理办法，如弹性预算、滚动预算、零基预算等方法。由于科研项目具有其专业性，高校可参照《规范》的“内控规划”，由科技、财务和审计部门会同成立预算管理中心，一方面在科研申请书报送前对科研预算编制给予相应的指导，组织相关科研人员学习各种科研项目的资助经费管理办法和国家会计法规、高校财务制度，以保证预算的科学合理，为科研项目经费支出的规范性奠定基础；另一方面，对科研经费进行严格的预算审核，将合规定为预算内控建设的终极目标。
　　2.课题研究阶段经费支出与监管环节的内控对策
　　关键控制点：成本支出管理；经济责任与开支授权；科研经费的开支管理与监督；科研资产管理；员工素质。
　　策略：引入《规范》中的全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则、成本效益原则。内控的方法（或机制）为全额成本核算制度、授权审批控制、会计系统与文件纪录控制、员工素质控制等。内控技术手段为指导性控制、预防性控制、检查性控制、反馈性控制等。
　　（1）引入权责发生制，推进间接成本补偿机制
　　根据《财政部、科技部关于调整国家科技计划和公益性行业专项经费管理办法若干规定的通知》（财教〔2011〕434号）规定，管理费不能简单按比例计提。因此，高校应以权责发生制为核算依据，运用作业成本法，按照作业动因确定间接成本补偿比例，间接成本须纳入高校预算管理并统筹使用。在财务管理方面，高校应建立直接费用与间接费用的会计核算科目，如设立资源占用与使用费及绩效支出等科目；会计核算方法也不应只针对课题经费总额进行支出核算，而应按预算额度控制分项费用的支出范围进行核算。为了统筹安排教学和科研资源，还应建立内部成本核算会计科目，对科研用房、设备、水电气暖等成本进行核算，发挥科研课题间接费用对高校财力运行的补充作用，达到教学与科研相长。
　　（2）建立岗位责任制，明确经费使用的责、权、利
　　建立岗位责任制，即根据岗位特点、重点性设立相应的职责权限，并对不同的岗位设定相应的责任。高校应按照教育部国科发计〔2012〕86号文规定建立和落实科研项目法人管理责任制，进一步明确科研项目职责和权限：学校分管财务、科研工作的校领导对科研经费的管理和使用负责；科技管理部门是高校科研工作的主管部门，负责科研项目管理和合同管理；财务处负责科研经费的财务管理和会计核算，指导课题负责人按照财经法规在其权限范围内使用科研经费；审计处负责科研经费的定期或不定期专项审计工作；项目负责人按照财经法规在其权限范围内使用科研经费，对科研经费使用的真实性、合法性、有效性承担经济与法律责任。在明晰各自的职责后，高校根据业务岗位性质赋予相应的工作职责确立科研经费开支授权权限和纪律规则，充分做到职、责、权、利相结合。
　　（3）强化不相容职务的分离，建立严密的内部控制体系
　　不相容职务分离包含设计和执行两个层面的含义。从设计上，意味着要建立岗位责任制；从执行上，意味着要实现内部牵制，即将各所应承担相应责任落实在执行当中。建立在不相容职务分离下的内部控制体系，应从组织、部门、作业三个维度进行设计，其意义在于形成不同职权之间的内在制衡，通过这种平衡力量使内部控制的有效性得以充分发挥，设计应遵循以下原则：一是相互牵制原则。至少经过不隶属的两个或两个以上的岗位或环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。二是协调配合原则。各岗位和环节应协调同步，各项业务程序和办理手续需要紧密衔接，以减少矛盾和内耗，协调配合原则是相互牵制原则的深化和补充。三是程式定位原则。即岗位规则程序化，各岗位规定具体的工作规程和处理手续，并形成工作程序。内部控制体系设计后，应将所需要的控制形成文件，作为控制任务的执行、记录、考核和评价的依据，从全程和全方位进行文件控制，形成机制运行的制衡作用。
　　（4）强化会计系统控制，实行预算执行动态监控
　　采用专用的科研经费管理软件将会计科目与科研经费预算科目进行绑定，实现科研支出的规范化控制。运用财务软件的预算管理功能，对课题经费实行支出科目预算指标额度控制，由系统自动监控预算科目，实时发布项目预算执行情况并对报销超出预算的数据自动警示，促使项目负责人自觉按预算用款。另外，利用网络优势搭建科研经费信息管理平台，尤其是实现科技与财务部门数据资源的共享，达到双方信息的及时沟通，解决长期以来科研项目与经费管理两张皮的现象，便于对科研活动从立项到结题整个过程的动态全程跟踪，方便项目负责人查询和各类统计报表的生成和分析，提高科研经费管理的科学化、精细化水平。