论高校档案数字化外包几个阶段的关节点(3)

　　4验收阶段

　　4.1确定验收人员

　　4.1.1验收人员组成。档案数字化项目验收人员的组成应包括三方，一方是专家，聘请地方档案馆和企事业单位有关档案数字化方面专家；一方是高校相关部门人员；一方是数字化公司的项目经理、技术人员。

　　4.1.2验收依据。三方人员根据档案数字化建设的法规、标准和双方合同的约定，进行最终验收工作，以保证验收的公正性、客观性、准确性和科学性。

　　4.2确定验收方式

　　4.2.1全检。对照合同要求和招投标文件的约定，对所有数字化的档案进行质量检查。这项工作的好处是能够确保档案数字化工程的整体质量达标，使“质量控制深入到档案数字化加工的每一个环节、每一个细节”。[2]但缺点是工作量太大，人手不够，事实上没有必要也不可能。

　　4.2.2抽检。选取不同全宗、年代、类别、保管期限、载体的档案样本进行抽检。验收小组对档案数字化成品数据进行一定的百分比抽查验收，抽验时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，确保图像合格率、影像（索引）数据匹配准确率、索引数据录入合格率等达到一定的比例。

　　4.3确定验收内容

　　4.3.1是否满足合同要求。对照合同要求逐项验收，检查档案数字化加工规范、标的技术等方面的每一个环节、每一项指标是否达到合同约定的要求。对于未达标项目应予重新处理，直至达标为止。

　　4.3.2软件的运行情况。对于档案数字化整体招标的高校不仅要验收档案数字化扫描加工的质量，还要验收软件的运行情况。重点检查软件是否具备与OA系统无缝衔接的接口功能，软件对多格式数据的容载能力，软件提供的数据转换功能可支持多种数据库，等等。

　　4.3.3硬件的满足情况。硬件主要考虑服务器的配置情况，其技术指标验收的对象为品牌、CPU、内存、磁盘容量、网络及存储接口、操作系统和C语言开发包等项目。服务器的配置要有一定的前瞻性，预留足够的存储空间和满足后续指标升级需求。

　　4.3.4扫描的质量与数量。从质量上来看，检查数字化加工过程有没有按照严格的质量控制规范进行，档案整理、档案扫描、图像处理、著录过程、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等有没有执行操作规范和质量标准，对图像黑边、歪斜、修补、调整亮度等处理有没有到位。从数量上来看，有没有出现漏项或重项的现象，漏项即难扫描的页数“隔开”，重项即易扫描的页数重复操作。

　　总之，外包只是高校进行档案数字化的一种形式，并不是唯一选择。各高校要根据自身的实际情况，选择合适的形式进行档案数字化，使“档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”。[3]在选择外包时，抓住调研、招标、过程管理和验收几个阶段的关节点，就能少走弯路，提高档案数字化的效率和质量，顺利完成档案数字化建设的目标。

　　参考文献：

　　[1]钟国文，童霞.提高档案数字化外包质量的策略探析[J].机电兵船档案，2012（1）：48～50.

　　[2]周玮，杨崇.高校档案数字化外包过程管理探析[J].兰台世界，2012（17）：49～50.

　　[3]国家档案局.中华人民共和国档案待业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）[J].中国档案，2006（3）：17～19.