论高校档案数字化外包几个阶段的关节点(2)

　　2.2确定招标范围

　　2.2.1整体招标。作为档案数字化建设系统工程，购买硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、购买档案管理软件、建立档案网站等都属于档案数字化建设范围。整体招标即对上述所有项目或几个项目进行组合招标，这能解决档案数字化公司与软件供应商就数据挂接和利用等相互“扯皮”的现象。

　　2.2.2单体招标。对硬件齐全、软件功能强大的高校，不必整体招标，只要对硬件（电脑、服务器）、扫描加工、管理软件、网站等进行分段招标，其中的档案扫描加工必须进行单独招标。

　　2.3起草招标文件

　　2.3.1招标内容及要求。要明确馆藏档案数字化建设内容及工作量，对提供档案管理软件、硬件（电脑、服务器）、档案扫描加工、目录数据录入、数据挂接、数据刻录光盘等招标的范围要界定清晰；对档案数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关要求；对档案管理软件的招标要求要达到与OA系统无缝衔接的接口功能等。

　　2.3.2提供资质材料。资质材料主要包括投标人的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件（加盖投标人公章），投标人承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同原件等。

　　2.3.3投标报价。报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设全部费用。属于整体招标的要注明总投标价、分块投标价和免费项目。在扫描加工方面，不同型号的纸张、照片、图纸、报纸的价格是否有区别？实物与录像带、录音带的数字化如何报价？数据录入、挂接、刻录光盘是否包含在报价范围内？等等。

　　2.3.4工期要求与付款方式。档案数字化招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起的工作日内要注明是否包含节假日在内。付款的阶段、比例、保证金都要在合同中明确。

　　2.4评标与定标

　　2.4.1组成评标小组。高校招标办要组织审计、档案馆、现代信息中心等部门的专家组成评标小组进行评标，也可以通过地方招标办抽调其他单位的档案数字化专家参加评标，同时邀请高校纪委派人现场监督。

　　2.4.2确定评分办法。档案数字化评分办法应包括评分内容、指标、得分标准等项目。评标时，评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明，投标人应派授权代表按通知的时间、地点接受询标。

　　2.4.3签订合同。高校要与中标的档案数字化公司签订合同，明确双方的权责，商定合同争议的解决措施、标的技术要求和验收标准等。合同签订前，双方需共同审阅，仔细研读每一个条款，必要时请律师把关。

　　3过程管理阶段

　　3.1做好后勤保障

　　3.1.1提供数字化加工现场。档案数字化扫描加工要有一个相对独立的场所，配置相应的桌、椅，符合国家规定的档案保管场所和档案数字化扫描加工的要求。

　　3.1.2保证网络畅通。对分内外网的高校，要给数字化公司临时提供独立的网络用户名，供其在数字化期间正常使用网络。在档案数字化建设工程结束后，要及时取消。

　　3.2组织数字化公司进场

　　3.2.1加强人员培训。高校要对中标的档案数字化公司从业人员加强业务培训，使其尽快熟悉高校档案的分类体系，了解高校档案的特点，适应高校档案数字化加工需要。

　　3.2.2签订保密协议。保密协议应列入合同条款，其内容要求数字化公司人员不论何时何地要保证对高校实体档案及其信息保守机密。未经高校同意，不得以泄露、告知、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式向对第三方泄露档案信息或带出工作场所。任何一方违约，另一方均有权向人民法院提起诉讼，追究其刑事责任。

　　3.3办理档案进出库房手续

　　3.3.1核对档案进出库房数量。高校档案归档的形式有两种，一是以卷归档，二是以件归档。无论哪一种形式，档案进出库房时都要认真核对数量，对重要档案不仅要核对卷数和件数，还要核对页数。

　　3.3.2填写档案进出库房单。档案出库房前和档案进库房前都要填写进出库房单，其内容包括进出库房时间、档案类别、保管期限、数量以及双方责任人等。需要注意的是，出库房单与进库房单要保持内容的一致性。

　　3.3.3档案归位。对完成扫描加工任务的档案要按照原来的存放位置及时归位保管，防止错乱，影响实体档案的统计和利用。归位时间要计划好，原则上按全宗、类别、年代、保管期限等结合起来考虑。

　　3.4加强数字化过程监督指导

　　3.4.1安排专人管理档案数字化外包。安排专人负责答疑和协调档案数字化建设过程中的有关问题。安排人员管理的形式有两种，一是安排专门人员负责管理档案数字化外包工作；二是安排人员分段负责管理，即在不同全宗或不同类别安排不同的人员专门负责管理档案数字化外包工作。通过档案工作人员常态性检查、指导，保证档案数字化项目的有序进行。

　　3.4.2制定合理的数字化业务流程。与数字化公司共同商定档案数字化的业务流程，使提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、整理、扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引、打印目录、装订（装盒）、还归、登记、归档、备份、抽检等各个业务流程有效衔接，确保各环节设计缜密。[1]

　　3.4.3落实合同中的奖惩制度。按照合同的要求检查档案数字化每一个环节的质量，减少后续验收的工作量。对于合同中的漏项部分，要与数字化公司协商解决。对于在数字化过程中出现的问题要依据合同进行奖惩，通过奖惩建立起数字化公司人员的责任心和质量关。