试论高校档案信息网络中心建设的重要作用与要求

　 【摘要】档案是记录学生在校的状况资料，其保存的完整度会关系到学生以后的工作和学习。高校在重视人文教育的同时，注重档案管理则是极为重要的研究，能够给学校的人才培养带来很大的帮助。特别是随着信息化时代的到来，也迫使我们需要将档案信息数字化，这已经成为了当今时代新型的档案管理方式。基于此，本文主要对高校档案信息网络中心建设的重要作用与要求进行了探讨。

　　【关键词】高校档案；信息网络中心；重要作用；要求

　　由于信息技术的迅猛发展，对于当今社会的人们来说，深入的认识信息也变得更加重要，特别是档案信息，它已经成为了社会上极为重要的信息来源，关系着学生今后的工作和学习，其作用是不可估量的。随着信息化的普及，越来越多、越来越先进的数字技术也投入到档案的管理中，使高校的管理工作更加方便快捷。时至今日，探索研究高校档案信息数字化建设的工作已经提上日程，并成为了高校档案管理工作者思考的新课题。将档案建立在引用了诸多先进技术的档案信息网络中，不仅能大大提高档案资料的相关信息，更能方便高校档案的管理工作。

　　一、高校档案信息网络中心建设的重要作用

　　1.体现高校档案有效价值的主要作用

　　档案的价值是在于让学校、企业及时掌握学生信息，以便做出相关的适当的培养策略，也是高校档案管理走向正规的要求。第一，早期档案管理由于要依赖运用馆员对档案实施初步管理的操作，但是每个档案工作者的水平能力并非是经过统一培养的，这就造成了档案管理的质量好坏不一。信息化技术运用之后，常常要依赖于各类先进技术，这对于档案管理的规范性则能起到较大的促进作用；第二，高校成立档案信息网络中心之后，许多自动化操作过程必须要按照原先制定的原则制度进行，这些对于档案管理的规范性是很有帮助的。传统档案管理质量上带来的弊端则会少之又少，且会促进档案管理者不断改善自己的工作能力，间接地促进了档案管理信息化提早到了。第三，电子档案相较于最初的纸张档案来说，其优点在于信息网络可以提供信息资料检索功能，为后面的管理工作带来方便。根据多所高校的实际运用情况来看，电子档案的使用呈现出了来的多个优势主要表现在以下几个方面：（1）避免手工操作带来的错误；（2）提高档案管理工作的效率，（3）档案信息资料能够得到充分运用。

　　2.达到现代社会信息化的主要作用

　　信息技术本就是一种新型快捷的高科技技术，所以，对于采用了信息技术的高校信息网络中心来说，最明显的改进就是能够弥补传统管理模式的不足，再者，这也能推动高校档案管理工作的持续改进。各类技术在信息社会中的发展不仅是高校创建网络中心的基础，而且也是加快档案管理建设的必备条件。变更的档案载体是现代社会的发展的体现，也是变革发展的主要动力。许多行业都与时俱进，通过积极实施自动化管理模式来和现代社会持续上升的经济保持同一步调。高校档案室(馆)作为我国档案事业重要组成部分，其可以通过建立档案信息网络中心来改变传统的档案信息服务模式，凭借网络来实现主动的、超越时空的信息服务，让档案工作顺应信息化的发展，以满足人类对信息日益增长的需求。

　　3.体现高校档案利用功能的作用

　　信息化时代档案工作好坏，已经不再是看馆藏的卷数和库房的设备如何先进，而是它所提供的信息在学校乃至社会发挥的作用。而高校档案信息网络中心的建立可以有效提供档案利用率，满足人们对信息的迫切需求。第一，早期档案就被当成一种重要的信息库，其可以向学生、学校、企业等出示具体的信息资料，促进学生和企业之间的交流活动，为后面的就业工作带来方便，在使用信息资料的同时，能够让学生把握好自己的学习层次，合理运用档案资料。第二，高校的档案网络中心能够提供学生的相关信息给需要使用档案信息的企业，能使档案资料充分发挥其应有的价值。例：息检索工作不在单调，用户能够结合自己的爱好、图形、图像、声音等多种方式的多媒体元素来选择不同的信息检索工作，采用新型的电子技术来起到介绍每个档案信息的作用。第三，网络的交互性加快了档案管理方式的变革，促进了学生与企业之间的信息交流。而档案信息收集者在档案信息网络中的互动性，能够对不同部门的工作加以调整，在网络技术的帮助下广泛地搜集档案信息，以及时掌握好每个用户的最新资料，加快了档案信息的更新调整。例：通过成立新的用户专栏，不仅可以让学生对档案能够有彻底的了解，还能达到促进档案部门与师生之间的联系的目的，可谓一箭双雕的好计策，这也使得当前的档案管理工作得到改善。

　　二、高校档案信息网络中心建设的要求

　　对于高校档案管理而言，采取信息网络中心模式对于整个档案工作都是很有帮助的，其可以维持高校信息资源的有效利用，保证学生的资料信息发挥出应有的价值。高校应加大投资力度，积极引进先进的基础设施，搞好校园网络中心建设工作。