保持严谨态度 加强服务意识(2)

　　每个学员从入学开始便建立了其学籍档案，其内容包括学员整个学业过程中所有关键信息，这个档案即使在学员毕业后都会保存在电大毕业生档案中。但这个档案保存的是学员基本信息，相对简单。为了便于工作，本人对经手学籍的每个学员都建立了补充档案，内容除了学员标准基本信息外，更多的是涉及学员学业过程中的一些关键补充信息。比如需补考科目、需缴费情况、电子图像信息采集、学籍异动的申报材料、学员对各项通知的反馈等，这样就可以及时掌握每个学员的现实情况，以便有的放矢地对其进行要求、通知和指导，使其顺利地完成学业。具体的档案模式可以选择比较直观的表格形式。表格前面部分是学员基本信息，后面部分均可以根据需要进行增加和删减，每一项针对学员的工作都要增加一格，格内是完成情况的标示，如果需要还可以进行简单的备注说明，这样每个学员需完成项目均一目了然，便于任意时段的总结和有针对性的提醒和通知，也便于对任一学员当前和历史的情况进行查询。如学籍管理负责人调离此岗位，继任者亦可通过此档案对学员学籍管理情况迅速了解，开展工作。
　　三、利用多种媒介和通讯工具建立通讯网
　　由于电大的办学特点，其学员大部分为不脱产学习，简单地说，利用自己工作之外的业余时间来学习。鉴于这种情况，学籍管理负责人与学员之间、学员与学员之间的通讯联系就显得十分重要，因为几乎所有的通知都是靠这种通讯方式来进行的。在过去通讯不发达的年代，张贴布告通知、信件通知、电话通知是主要手段，由于其各自的局限性，对学员的通知一直是让学籍管理人员棘手的工作。而现今手机的普及、网络各种即时通讯工具的应用使人们之间的联系变得简单方便。作为学籍管理者更应该利用这些工具完善通讯这项工作。本人在这项工作中采取了以下几种方式：利用校讯通及时发布各项通知；协助各班级建立QQ群，将所有通知在第一时间发布；对于联系困难的学员，除以电话的方式主动联系外，也可在班级QQ群上求助他人进行联系；对学员联系方式的变化及时通知相关人员变更信息，以加强相关人员的联系，最大限度做到通知的及时、准确，使要通知的信息在相关人员之间形成多层次的、广泛的传播。
　　四、建立信息及时变更和核查的工作方式
　　由于电大学员的个人情况的多样性，每个人的情况、信息也在随时变化，为了学籍管理工作的准确无误，就必须掌握当前最新的、最准确的学员资料信息。为了达成这个目的，就必须及时收集最新信息、不断更新资料、随时对资料进行核查。首先对学员模糊的、可能已变更的信息要及时核实，并立即变更存档信息，这样就不会因为错误的原始信息的使用造成对后续工作的影响，因为一个错误信息所引起的连锁反应在最终修正是很困难的。同时要定期和不定期地核查存档信息，所谓不定期核查即每次信息变更后要核查此变更信息是否与已存档其他信息存在不符合或冲突的情况，如存在便需要再核实、再变更、再核查。所谓定期核查就是在每隔一段时间对存档信息进行一次核查，主要目的是核查是否有信息变更遗漏的情况和信息变更错误的情况。
　　五、实施七步工作法
　　在学籍管理工作中，通知学员到达指定地点进行统一活动的工作也是最大的难点之一。学员工作时间、工作地点、家庭情况、社会情况均存在差异，所以召集学员在统一时间地点进行诸如填表、图像采集、信息核对等工作十分困难，每次都有相当数量的人会因为遗忘、时间不允许、家庭原因等而耽误，而这些工作又是十分重要、不能遗漏的。为了最大限度地保证学员顺利完成这些工作，本人在进行这些工作时采用七步工作法，并在实际工作中取得了良好效果。（1）在工作开展之前较长一段时间进行通知，并要求其做好准备。（2）临近一周前再次通知，并对个别存在问题学员提醒，使其提前解决存在问题，并要求不能到达学员及时回复。（3）提前两天再次通知。（4）当天对工作进行情况总结，对学员完成情况进行梳理。（5）针对每个未完成学员情况，告之其未完成原因和其后续需进行的工作，通知其补漏的最终时间。（6）按期补漏。（7）总结并上报最终完成情况。通过这种反复的工作方式，在实际进行类似工作时，都取得了令人满意的效果。
　　六、无障碍接待