浅谈高校会务服务的几点体会(2)

　　（一）会务准备
　　接到此类会议应先了解所有参会人员的总数、外地参会人员的到达时间、车次、航班号、来人总数，制作好接站牌并安排车辆准备接站，提前预订好住宿地点、餐饮、返程车票、机票等。会议议程可用事先设计的模板制作印刷，发给参会人员人手一份，以便其了解会议的议程。版式是A4页面对折或三折，主要内容为参会人员姓名、单位、职务、发言次序、行程安排、主办方联络人电话等。如果参会人员中有外籍人士，应提前了解该国风俗礼节，以尊重对方文化。
　　（二）会场环境
　　学术会议、讲座是高校举办频率比较多的活动，这类会议的特点是参会人数不多，常安排在报告厅、演讲厅、阶梯教室等场所，要做好会场内隔音、遮光服务。
　　（三）会场氛围
　　提前做好会场内外的背景墙、欢迎牌、指路牌、海报等。会场内的背景多以沉稳色调为主，并结合学术会议主题，辅以相应的图案衬托设计。背景上的字体要端正规范，相应的会议LOGO也要清晰，根据笔者的经验，会议组织方有时难以提供清晰的LOGO文件，需利用专业软件进行修改制作，背景面积较大的，分辨率可设置为40～50像素/英寸，否则文件太大，计算机运行速度太慢。为了使背景画面效果达到预想效果，最好采用印刷用四色设计作图，出大图前要先打印小样给主办部门审核效果。讲座海报制作应尽量明显简洁、色彩活跃，要概略介绍主讲人的身份简历，所讲题目、时间、地点要明确详细。
　　（四）视频音响灯光
　　此类会议常使用多媒体设备，事先应调试投影仪、笔记本等设备的连接。由于主讲者自备的笔记本电脑型号不一，经常会出现笔记本与投影仪不同步的情况，主要故障与解决方法如下：1.投影仪搜索不到信号。解决方法：Fn键+F3键/LCD组合键，如还不能解决应详细阅读设备说明书。2.显示模糊，不清晰。解决方法：应该把笔记本的分辨率调至投影仪的分辨率。3.播放视频时不显示图像。解决方法：关掉笔记本显卡的硬件加速。
　　会场内灯光需有专人控制。会议开始初期，为了摄影摄像需要光线充足；而进入到投影演示阶段，要及时关闭主光源，以保证投影画面质量。
　　（五）服务礼仪
　　学术会议有时会涉及知识产权、保密规定等，服务人员不便在场，要备好茶水供其与会人员取。学术讲座多是公开性的，参会人数略多，服务人员应利用中途休息空隙添续茶水，不得打断演讲人的思路。
　　三、文体活动
　　（一）会务准备
　　校园内常有学生自发组织的歌咏比赛、辩论比赛、篮球、足球比赛等，可协助他们安排场地、服装、联系商户提供赞助等。文体活动的重中之重是安全问题，高校内的活动更是如此。事先要充分做好紧急预案，并与校内的保卫、医疗部门提前沟通，防范突发事件的发生。
　　（二）会场布置
　　此类活动的场所比较多样，共同的特点是参会人数较多，师生均有，会场的布置也要适应活动的内容形式。下面以辩论赛、运动会两个活动为例，对一些具体服务进行说明。
　　1.辩论赛会场布置。辩论赛一般有多队参加，可分为几组。比较常见的布置是八字形，即中央靠后位置是主持人座位，左右是辩论选手区。也可以布置成开口圆形，主持人在圆形中间。其他还有"U"形、"山"字形等，要根据比赛的人数及现场的环境具体排布。另外各队的部门、系部的名称要张贴在醒目的位置。
　　2.运动会会场的布置。运动场内的宣传应作统一的安排。对于运动器械的运输布置、安装调试要多征求保管者意见。观众席要多备垃圾桶、饮水设备，厕所等公共设施要保证能正常使用。对检录台、播音台、医疗救助台、更衣室要单独划出区域，并有明显标识。
　　（三）会场音响灯光
　　1.辩论赛音响话筒的准备。由于参加的选手多，对音响设备，话筒的数量要做充足准备。为方便主持人与选手互动，要配备无线话筒，灯光按室内常规灯光效果布置即可。
　　2.运动会音响、灯光的准备。运动会由于分室内外两种场地，在室外举行时的音响效果要考虑到环境因素，会场的声音以洪亮清晰为主。由于话筒使用处较多，事先要分配好，并有预留。如有夜间比赛，会场灯光也要配备。室内的音响在活动前要精心调试。
　　（四）会场服务
　　1.辩论赛比赛用的设备、工具。会前准备好记分牌、抢答器、限时表、选手号码、时间提示牌、啦啦队手持牌等设备、工具。
　　2.运动会注意事项。运动会过程中，要时刻掌握现场情况，遇突发事件严格按预案处理。春秋两季运动会如在室外举行，要考虑到天气因素，做好防雨、防风的准备工作。会场内的保卫人员要分配区域，责任到位。主要紧急出口应有明显标志，并有专人看护管理。
　　高校会务服务的要求、做法还有很多，如何才能提供更周到、细致的服务，须在工作中不断总结积累，只有这样才能为高校的教育、科研提供良好的后勤保障。
　　[责任编辑：陈明]