浅谈高校会务服务的几点体会

　　[摘要]高等学校是各领域学术研究、多学科知识教学、高等人才培养的机构，会务活动是科研教学、教书育人必需的辅助方式，为会务活动提供周到、细致的后勤服务是非常重要的。高校会务服务的要求、做法有很多，如何才能提供更周到、细致的服务，需在工作中不断总结积累，只有这样才能为高校的教育、科研提供良好的后勤保障。
　　[关键词]会务准备会场环境会场氛围布置高校会务
　　[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]2095-3437（2013）19-0149-02
　　高校会务活动大致分为党政、学术、文体三大类。会议内容虽然不一，但会务服务工作却有其共同性与特殊性。共同性是本着以人为本的服务宗旨开展此项工作；特殊性是指各类会议的会场环境、氛围布置、音响视频灯光、服务礼仪等均有不一样的要求。以下根据这几个要点作详细的说明。
　　一、党政会务活动
　　党政会务主要有纪念"七一"建党、"十一"国庆、党政换届等。现以"七一"建党会务服务为范例。
　　（一）会务准备
　　与会议组织部门沟通，对会议举办的时间、地点、会议参加人数、参会各部门（单位）的座位安排做到明白清楚。
　　（二）会场环境
　　高校"七一"会议一般因参会人数众多，常安排在一些比较大的场所，如礼堂、体育馆等。所以对会场主席台的布置需因地制宜，主席台要根据就座人数摆放桌椅，人数较多可分为几排，排数太少会显得主席台过于宽大，不利于突出重点和摄影摄像。
　　（三）会场氛围布置
　　纪念"七一"建党主会标横幅长度不应超过主席台宽度，布面要平整，字体是粗黑体，字数少可适当拉宽字形放大字距，字多也可压缩字体调小字距，但尽量不要太过拥挤影响美观，可与会务组织方协调字数的增删。会议背景布置要根据场地面积决定党徽及十面红旗尺寸大小，否则会影响到会议的庄重性、严肃性。党徽的角度按党徽背面的固定挂钩悬挂即可，高度在红旗总高偏上，党徽上沿以不超过红旗枪尖为好。红旗的倾斜角度按主席台宽度决定，最好在60°-70°之间，左右之间的距离要均等对称。红旗枪尖的角度要一致，以枪尖的扁平面对外。红旗旗布的折法是将旗面下垂的一角反向朝里束入在旗杆下部，为防止其下滑可用胶带、别针等固定，布上褶纹左右要一致。旗穗悬挂要整齐划一，高度一致，不能被旗布覆盖遮挡，旗穗与枪尖连接的距离一般是1-2个旗穗长度，旗穗之间相距三分之一的旗穗长度。主席台前可摆放小盆花卉，一排或几排均可，但排数多的话要有前低后高的层次，总高度不得超过主席台桌子高度的三分之二。会场座位表的制作要简洁明了，在会场座位的俯视平面图中用不同色块划分区域，再用文字注释具体的部门（单位）。
　　（四）音响灯光
　　这类会议一般会前要奏国歌，音响操作人员要准备好所需光盘或电子文件，与会务组织人员协调好播放的时间节点，会前要做彩排。发言用的话筒要事先调试，确保正常使用。对会场内各角落的声音效果需分别试听，如有声音模糊、紊乱需调整功放与喇叭位置。主席台的灯光以明亮柔和为主，主光源为淡黄色，可事先联系摄影、摄像人员现场采样对比，如光线太强或过弱要调换光源。
　　（五）服务礼仪
　　会议使用的席卡摆放顺序应根据主席台参会人员的主次排位，人员为单数是按53124摆放，双数为531246。席卡的摆放是在参会者的正前方，如位置中央要放话筒可移至左前方，茶杯或矿泉水及湿纸巾则放在右边。参会者未就座前应将椅子拉开留出通道以便通行，参会人员进入会场后要有服务人员引导。服务人员应着统一工作服装，不留披肩长发，尽量不佩戴首饰，穿平底鞋，关闭通讯工具或把其调成静音。会议进行中如需要添续茶水，应细心周到，由参会者后方右侧依次进行（最好有两名人员由中间向两侧分别服务）。会议结束后，也需由服务人员引导，有序退场。
　　二、学术会议、讲座