树立“大档案”管理理念 实现档案信息资源社会共享

　　一、我区档案资源管理现状

　　1.区档案馆。为地方性综合档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，是接收、整理、保管和提供利用本区各种门类载体档案的基地，也是进行档案科学研究和信息化建设的中心。区档案馆于1986年10月竣工启用，现存6处镇（街）和区直部门全宗68个，近3万卷档案，近4000册资料，以上档案资料全部为建国后形成。这些档案较为完整、真实地记录了我区党政机关及相关部门的历史面貌。为全区编史修志、领导决策、土地界定、纠纷解决提供了真实可靠的原始凭证，服务了各项社会事业的发展，产生了较好的社会效益和经济效益。

　　2.机关、团体、企事业单位档案室。截至目前，除区委、区政府大院外，其余的各机关、团体、企事业单位各自都保管着数量庞大的各种档案。如国土资源局的地籍档案、建设局的房产档案、政法部门的案件档案等等，统计不下20万卷（册）。这些档案既是区档案馆馆藏资源的来源，又是区档案馆馆藏的丰富补充。特别是那些专业档案，库存多，利用率高，保存价值大。

　　二、我区档案管理体制现状

　　区档案局为主管全区档案事业的行政管理部门，在整个档案事业发展中起着决策、规划、组织、协调、监督、指导和行政执法作用。

　　区档案馆是负责保存我区范围内所有的重要档案、提供档案社会服务的文化事业职能机构，受区档案局领导，是档案组织体系中的业务总管和档案资料的实际主体。

　　有关机关、团体、企事业单位和其他组织的档案室是其各自单位集中统一管理本单位档案的内设机构，接受区档案局的监督、指导，应按时向区档案馆移交相关档案。

　　三、我区档案资源利用中存在的主要问题

　　1.档案资源分散严重。区档案馆虽然为全区各类档案的保管基地和利用中心，但由于工作体制不顺、档案移交模式陈旧等原因，现有馆藏中绝大部分为党政机关移交的文书档案，门类不齐、载体单一。而许多的专业档案（如城建、房产、地籍等档案）几乎没有进馆，多是分散在各个部门保管，形成档案资源的过于分散。据统计，全区理应移交而仍在各部门管理的档案占全部档案的70%以上。

　　2.档案资源信息不能共享。共享性是信息利用的特征之一，通过共享，档案资源才能得到最大限度的开发。从经济方面看，扩大档案的利用价值，更能形成档案信息资源的良性循环。目前的档案资源收集，移交模式趋于被动、保守，使得区档案馆的馆藏档案资源门类单一，数量较少，开发利用工作收到了很大限制。反之，分散在多个部门、多头管理的那些档案资源，由于管理和服务对象的层次不同、信息的公开频率比较低，处于较为封闭、闲置的状态，在档案资源的共享性、聚集效应和信息的互融流动等现时观念上难以与区档案馆相吻合。

　　3.档案资源利用率不高。对于区档案馆来说，由于馆藏档案门类欠丰、使用价值偏低，很难在档案资源服务中出现较高利用率。2001-2005年中区馆共接待人来咨询、查阅270人次、500多卷次，平均每年50多人次、100多卷次。这与区综合档案馆的政治地位以及它的社会性、服务性、开放性要求极不相称。而保存在基层档案室的各类档案，由于受机制性、社会性、认知性等服务对象方面的制约，在档案资源开发利用的广度、深度上也难以有所作为。

　　四、在我区档案工作中建设“大档案”管理的现实必要性

　　我们应根据社会信息化的发展趋向及实践要求，树立“大档案”管理理念，将分散在各处的档案资源集中到区档案馆统一管理，实行“多档合一”、“档出一门”，实现档案资源的科学集聚和系统整合，具有十分重要的意义。