试论高校后勤档案管理信息化建设

　　摘 要：作为高校档案重要组成部分之一，后勤档案主要源于高校后勤服务及管理活动，其内容涉及范围广、信息量庞大，是高校后勤工作得以顺利实施及有序开展的基础，对于高校科学化管理及决策具有十分重要的作用。随着信息时代的到来，高校后勤档案管理工作也必须加快信息化建设，提高后勤档案管理的实效性，推动高校教育事业的健康发展。

　　关键词：高校；后勤档案管理；信息化建设

　　随着信息技术的高速发展及广泛应用，为了更好地服务高校教学及科研工作，提高后勤管理水平，必须加快高校后勤档案管理工作的信息化建设。

　　1 加快高校后勤档案管理信息化建设的重要性分析

　　后勤档案在整个高校档案建设工作占据着十分重要的地位，是高校能否有效运转的基础，也是高校后勤科学化管理的基本依据。后勤档案具有复杂性、多样性、综合性等特点，其鉴证了高校的发展历史，提高了各项教育及科研工作效率，推动了高校后勤工作的精细化、科学化发展。

　　随着高校“数字化校园”建设的逐步深入，高校后勤档案管理信息化建设已经成为其中十分重要的组成部分之一，是借助于现代化信息技术，对后勤档案资源进行收集、处理、传输及利用，以逐步提高后勤档案的管理水平，实现后勤资源的充分共享，推动高校后勤工作的规范化、数字化发展。

　　一方面，高校后勤档案管理的信息化建设顺应了高校教育改革的发展需求。随着高校教育改革的逐步深入及新型办学模式的纷纷涌现，高校管理工作对后勤档案资源的开发及利用效率的要求也在不断提高，因此，管理人员必须转变传统理念，树立开放及创新意识，顺应后勤档案管理的信息化发展潮流。

　　另一方面，后勤档案管理的信息化建设是更新管理及服务手段的需要。当前，我国高校传统档案管理及服务手段已经远远滞后于信息时代的发展步伐。只有加快推动后勤档案管理的信息化建设，才能及时、准确、高效地满足师生及社会各界的需求，最大限度地实现资源共享。后勤档案管理的信息化建设不仅有助于档案管理及服务水平的逐步改进，还有利于高校管理工作效率的提高。由此可见，加快高校后勤档案管理信息化建设具有十分重要的现实意义。

　　2 加快高校后勤档案信息化建设的途径分析

　　高校后勤档案信息化建设需要档案部门积极开展网络服务，这对于档案部门而言无疑是一场重大变革，不仅体现在利用方式上，更体现在管理理念上。

　　2.1 加强后勤档案基础设施的建设

　　必须将后勤档案信息化建设纳入高校总体规划工作中，加快后勤档案基础设施的建设，全面推进微机管理进程，不断提高高校后勤档案部门的自动化办公水平，全面发挥档案部门的各项功能。同时，注重加快建立内部局域网，尽快实现后勤档案网络和办公网络的有效连接，并在校园网上构建后勤档案信息管理系统，实现不同部门向后勤档案馆的远程化归档，全面推动高校后勤档案工作的数字化发展。

　　2.2 加快后勤档案信息资源的建设

　　采用新型档案管理软件，有重点、有层次地推动后勤档案的信息化建设。一方面，学校各单位应注重将该年度所产生的各类归档文件以后勤档案部门的相关要求为依据，录入后勤档案信息管理系统中，以减轻后勤档案部门的归档工作量，确保学校不同部门的材料、文件及信息能够完整、及时地录入后勤档案信息数据库中，以便管理人员及时掌握工作情况，尽快实现后勤档案信息资源的全面共享；另一方面，后勤档案部门应组织人员尽快将现存后勤档案的案卷目录转变为机检数据。以电子档案的收录、保管及利用技术为依据，不断加强高校各部门电子文件鉴定、收录、归档等工作的指导与监督，确保有价值的档案文件的完整性、安全性及真实性。遵循“纸质文件与电子文件并存”等原则，采用电子、纸质文件双轨归档制，有层次、有步骤地开展后勤档案资料的数字化处理工作。