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现代秘书应具备的素质研究(2)

时间:2015-07-16 10:00 来源:发表吧作者:杨雪点击: 次

　　（二）具有较强的活动能力

　　随着我国涉外活动的增多，秘书必须掌握有关知识，了解其他国家的国情、法律、政策、经济、习俗、思维特征等，懂得交际礼仪，尤其需要掌握一门或几门外语。

　　四、具备档案意识

　　档案工作是秘书日常工作重要组成部分。如果对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计知识不甚了解，将会影响秘书正常的秘书工作。秘书人员的档案意识，主要表现在以下两个方面：

　　（一）充分利用档案，为秘书工作服务

　　秘书工作主要由撰写文稿、管理文书组成。秘书人员应充分利用档案信息，发挥档案信息资源的凭证作用和情报作用，从而发挥好参谋助手作用，保证组织的高效运转。

　　（二）积极保护文书的完整与安全，为利用档案创造条件文书是人们在社会中表达意图、进行联系、推动事物和作为依据的文字书面材料。文书与档案有着密切的联系。

　　文书是档案的源，是形成档案的基础，档案是对文书的选择、整理、加工的结果。保护文书的完整与安全，是档案实体管理和档案开发利用的先决条件。因此，没有秘书人员的文书处理，就谈不上档案管理和档案开发利用。秘书人员在工作中一方面要主动地有意识地将已办理完毕而又具有利用价值的文书尽量收集齐全，并按照文书的形成过程的规律进行立卷。另一方面，秘书人员要主动保护文书原件不受损坏，并确保有机密的文书不丢失、不泄露，从而使立卷的文书达到数量完整、机密安全。

　　五、具有一定的表达能力

　　自古以来就有“病从口入，祸从口出”的殉节，不少秘书把“少说多做”作为自己的行为准则，处处“谨言慎行”。随着社会的发展，这样的秘书已不适应形式发展，社会需要既会想、又会做、也会说的新型秘书。秘书掌握一定的表达技巧，成为一个出色的“善说”者，对秘书来说极其重要。

　　（一）秘书“善说”有利于开展工作

　　秘书要做好工作就得说话，要话说得明白，说得巧妙，就必须了解说话的科学性和艺术性。一般来说给领导提意见，多用商量的口气，直抒胸臆，同时也应根据领导的不同特点和不同的谈话场合，采取不同的方法。

　　（二）秘书“善说”有利于树立在单位里的良好形象说话既能创设良好的人际关系，又能破坏人与人之间的关系，它是一把双刃剑。有些秘书不了解语言的双面作用，说话不动脑而得罪人。有这样一个例子：有一位港商与闽南某公司商议合资办厂，当他来到公司门口时，迎接他的是该公司的秘书，秘书说：“我们经理在楼上，他叫你去。”港商一听转身说：“贵公司如果有诚意合作，叫你们经理到我住的宾馆来洽谈。”这位秘书用语不当，损坏了公司形象，造成了不良的后果。

　　（三）秘书“善说”有利于传递信息

　　秘书传递信息的形式是多样的，但更多的是口头形式。

　　作为信息，传递时间的快慢直接影响其价值。某泥塑公司秘书从一位刚从外国考察回来的朋友那里了解到该国国人很喜欢中国的泥塑，他便将这一信息迅速报告给总经理，并建议马上组织货源出口该国，这一举措使公司效益大增。

　　总之，新时期的秘书应该是符合时代要求，具有时代竞争力的人才。在世界经济一体化，国际竞争日益激烈的今天秘书只有充分提高自己的综合素质，才能不断地适应时代的变化，不断地提升为领导服务的质量。

　　参考文献：

　　［１］谈青．试论现代秘书的知识结构和能力结构［Ｊ］．中南民族大学学报，２００６，（Ｓ１）．［２］孙浩然．浅论秘书人员的素养［Ｊ］．和田示范专科学校学报，２００５，（３）．［３］谭一平．秘书工作案例分析与实训［Ｍ］．北京：中国人民大学出版社，２００７．［４］胡亚学，郝懿，肖丽珍，陆琦．秘书理论与实务［Ｍ］．大连：

　　东北财经大学出版社，２００７．

　　［５］张丽君．秘书岗位职业素质论［Ｊ］．秘书，２００１，（４）．

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