【摘要】：秘书工作是一项综合性的工作，秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术日新月异的２１世纪，社会发展把现代企事业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代秘书人员的素质提出了更高的要求。２１世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。基于此，从具有科学意识，掌握科学的思维方法；具有广博的知识；集多能于一身，形成一个科学合理的能力结构；具备档案意识；具有一定的表达能力等方面，论述了现代秘书应具备的素质，以期促进秘书人员不断地适应时代的变化，提升为领导服务的质量。
【关键词】：现代秘书；知识结构；心理素质；档案意识；
一、具有科学意识，掌握科学的思维方法
企事业单位的生命力取决于它本身的竞争力量，竞争力强弱的关键在于领导者决策是否符合科学规律，秘书是领导的辅助者，献策人，其观点会直接或间接地影响领导的决策，而且决策的具体实施以及单位内部的管理需要秘书的参与与配合。因此秘书应具有科学意识，并有为科学和真理据理力争的精神。
秘书人员除了具有科学意识还应掌握科学的思维方法，一是掌握科学的思维方法，对秘书工作者甚为重要。它是全面认识和把握问题、透过现象看主流、看本质，掌握真实情况，正确判断形式，当好参谋助手实现秘书职能的重要保证。
二是掌握科学的思维方法，要努力实现形式与内容、过程与效果的辩证统一。力戒重形式，重内容，只看过程，不管结果的思维方式。邓小平同志指出：“追求表面文章，不讲实际效果、实际效率、实际速度、实际质量、实际成本的形式主义必须制止。”经验证明，再好的形式一旦脱离实际，社会由有用转化为有害，成为领导抓工作的桎梏。因此，无论搞信息调研，还是搞督促检查，以及党政领导机关工作正常运转，都应该依据实际情况确立工作形式，着眼实际效果预设工作过程，切实把内容和形式、过程和结果科学的结合起来。
二、具有广博的知识
一个现代秘书工作者要力求胜任本职工作，适应现代社会发展的要求，其知识结构不是单调的而应该是一个多元的、深度和广度并进的知识体系。
（一）现代秘书工作者必须具备广博、扎实的基础知识基础知识是秘书工作者知识结构的“重中之重”，一切其他知识离开了基础知识做铺垫都将是“无源之水，无本之木”。基础知识可以归为以下几个方面：政治哲学类知识，秘书人员具备较为厚实的政治理论知识，理解领导意图，全面贯彻上级指示，使上传下达不出现偏差，在大是大非问题面前保持冷静的头脑，真正起到领导工作的助手作用和群众之间的桥梁、纽带作用。语言文字类知识，秘书常被称为“笔杆子”，必须会写、能写、善写。有了好的语言文字功底，才能辞表所思，见文思义。数学统计知识，如统计数字分析，编制预算等都能用到。历史地理类知识，在撰写跨地域材料，描述某地、某时、某人的历史，地理研究常常用到。法律类知识，当今社会法律日益完善，处理日常事务运用法律知识的频率越来越高，为使秘书工作不显被动，掌握法律知识是必不可少的。
（二）现代秘书工作者必须具备精深的专业知识１．本部门的专业知识每一个秘书工作者都有其特定的工作部门，比如文教部门、公交部门、司法部门等。如果一个秘书工作者不熟悉本部门的专业知识，那么工作起来就会南辕北辙，矢不中的，缺乏针对性，秘书工作者必须熟悉掌握本部门的专业知识，通晓自己的工作特点和部门业务，协助临时综合情况和文字把关，如果对本部门的工作性质和特点了解甚少，也就写不出恰如其分的报告，制订不出切实可行的计划，也就更谈不上辅助领导做出决策。
２．与秘书工作相关的业务知识
秘书工作本身就是一项综合性的工作，这决定了秘书工作者的知识结构也具有综合性，即秘书工作者必须掌握与工作相关的业务知识。
（１）秘书知识。所谓秘书知识就是秘书学体系的系统知识，作为一个秘书人员应当了解秘书部门在机关中的地位、秘书机构的设置与领导关系、秘书工作的性质和特点、秘书工作的日常工作程序等一系列秘书工作。掌握较多的秘书知识可以高屋建瓴地看待秘书工作，从理论上深入地研究和探讨秘书学问题，有利于高视点、大角度地分析和判断现实工作中遇到的种种问题，提高实践经验。
（２）秘书的写作知识。这里所说的写作知识是在一般写作知识基础上更进一步的专业写作知识，具体指公文写作知识。公文写作是秘书工作者的“重头戏”，公文有其特有的书写格式和行文规则，这就要求秘书工作者熟练掌握公文种类、格式，正确地驾驭公关语言。
（３）调研学、信访学、会务学及相关的科学知识。调查研究是秘书日常工作的一个内容，同时也是秘书应掌握的一项技能。多掌握一些调研形式、方法，于工作于个人都是有利的。信访工作在秘书工作中也时常遇到，掌握信访工作的有关知识，有利于协助领导处理问题。
三、集多能于一身，形成一个科学合理的能力结构为了适应各行各业竞争的需要，秘书要具备多种能力，并能独当一面，提高办事效率。秘书应具有以下几种能力：
（一）具有快速处理信息，科学做出预测的能力当今的时代是信息时代，信息的价值在经济社会的发展中是不可估量的。传播速度也越来越快，这就要求秘书具有快速处理信息，科学做出预测的能力。信息技术的培养“功夫在平时”。也就是说，要随时注意各种信息的收集，如新闻媒体、电子网络、参观访问、商务洽谈等等。
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