企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨(2)

　　4、下发实施要求，旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限，需经上级集团审查通过后，以红头文件下发实施。在实际工作中，通常出现编制完成后，未经上级集团审查通过即下发实施，或审查通过后不行文，只让档案部门知晓，认为是档案部门的事，与其它部门无关，给档案的归档工作带来影响，致使档案的齐全、完整受损。
　　二、做好培训
　　培训是让下属企业准确了解定好的编制规则，是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训，或只培训不下发文件，都会影响下属企业编制工作的如期完成，即使完成编制，也会出现诸多问题，增加审查的难度及重复修改的次数，所以最好是先下发编制要求文件，如前所述的“定好规则”，再进行培训，对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次，需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业，再组织小范围培训，详细讲解编制工作方法、步骤，解答参培企业提出的问题，让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。
　　三、细致审查
　　审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作，特别是集团所属企业行业跨距大，对审查者素质要求更高。审查者在审查前，一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责，再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料，更有利于审查。审查时要细致，并把握关键的五不要：第一，不要照搬10号令，完全与企业实际脱轨；第二，不要用“重要的”、“一般”的文字，实际归档中无法界定；第三，不要简单概括文件材料内容，尽量细化，能对应操作；第四，不要是单户企业，内容中还出现“本企业所属分子公司（或单位）”条款；第五，不要列出机构设置以外的机构文件材料内容，无机构、无职责，无法确认审查内容的有无。
　　四、批复严谨
　　上级集团对所属企业的批复，要依企业规模加以区分，不可一概而论。所属集团型企业，批复时，应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求，以推进其按要求施行，并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后，最好以抽查方式落实追踪，单户企业落实施行情况，集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况，以确保工作的严谨及善始善终。
　　综上所述，企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作，是一项复杂而细致的工作，需各企业精心组织，高度重视，只要如上述按步实施，可确保编制工作顺利进行，使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性，真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。