企业文件材料归档范围和档案保管期限编制探讨

　　【摘要】国家档案局令第10号2012年12月17日颁布，2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下，相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制，笔者就大型企业集团如何开展此项工作探讨如下：
　　一、定好规则
　　规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况，综合考虑各企业情况，提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令，以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款，使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式，对工作毫无指导意义。
　　1、企业编制时间的确定，应依据下属企业档案管理现状，分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业，应作为示范企业，先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高，有组织、协调、管控能力，既能完成工作，又能引领其它企业完成此项工作；基础较差或工作未起步的企业，放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差，贯彻实施相对较难，档案人员业务素质不高，需集团加大指导力度，并辅以督办、检查等措施，方可推进其工作的开展。
　　2、编制要求要细化，特别是编制格式，如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分，下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”，这样可便于你在批复时，区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成，但因企业档案人员的业务素质参差不齐，不少企业在实际操作中，常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号，即使下文件规定，经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除，或按自己的想法做。所以格式几栏，附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出，都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑，按企业设置机构列文件材料归档范围，责任明确，更为适用。
　　3、报审需规定程序。各下属企业编制的初稿，需先行征求企业各职能部门意见、反复修改，并归档各部门历次修改意见，经企业领导审核，电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后，再以正式文件报送集团审查。笔者认为报送程序规定，既可细化各职能部门归档材料的准确性，又可强化各部门的档案意识，同时也减轻集团审查工作的难度，是编制工作有效可取的方法。