办公室信息管理研究

    摘要：在企业竞争日趋激烈的同时，企业内的事务也不断增多，方方面面的事务都需要办公室来进行枢纽，信息的数量不断增加，而各种信息都要在办公室进行中转，对信息的收集、加工处理等已经占据了办工作工作的重要部分，办公室的信息管理工作也要有所调整和改进。信息管理工作作为企业办公室工作中的一项，在办公室工作中发挥着重要的作用。
    关键词：办公室；信息管理；研究
　　引言：随着网络和信息传递技术的发展，办公室处理信息的工作呈现出许多新的特点，如信息量大、内容复杂、形式多样、时间性强、有保存价值的信息多等。如何充分利用和保管这些信息资源；如何保证各类重要信息及时准确地上传和下达；如何发挥信息的宣传、参谋、服务、引导功能，这些都是办公室信息工作必须解决的基本问题。面对新形势下，当前的很多不合时宜的老旧做法如何改进，来提升办公室信息工作者的工作效率。一、办公室信息化管理的作用
　　1、中心的地位和作用。一是执行部门，负责贯彻执行领导作出的决策和坚定；二是监督部门，负责检查监督各执行部门贯彻实施领导的决策；三是反馈部门，负责发夹下属规模的各种信息并加以分析处理，及时向领导报告。由于办公室兼有多种姑娘，对上要当好领导的参谋、助手，对下要检查监督和组织协调，对外要搞好横向联系，因而处于“决策-执行-监督-反馈”组成的连环的中心。
　　2、枢纽的地位和作用。办公室在一个企业中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证企业正常运转的枢纽。如果把企业比作一个人的话，那么，企业的领导是大脑，各业务部门是四肢，办公室则是中枢神经系统。是办公室把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个机体的正常运行。
　　3、窗口的地位和作用。办公室是一个企业的总进出口，对于上、下级企业和客户来说，是信息网络中心，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的窗口。办公室负责接收来文来函、接待上下级及客户，处理各种公务往来，一般与外界的联系，都首先通过办公室，客户对企业的第一印象也常常是看到办公室的精神面貌、管理水平和工作效率等等，通过办公室这个窗口体现出来。二、信息化的办公室管理的具体实施方法
　　1、办公室要树立服务观念
　　接待服务职能是企业办公室职能中的一项重要工作。企业办公室需要接待着各种不同身份等级的人员。一个企业的对外形象在一定程度上也取决于人员对接待工作的质量感受，这也是决定企业今后能否顺利发展的一项重要条件。因此，在对接待工作负责的职员需要转变旧思想，树立起一个既能为领导服务，同时又能为基层服务的观念。而要做到这些，就必须先要学习各种相关的服务知识技能，去对交际过程中的情感需求与内心状态所进行了解，去认真学习研究上级所下达的相关政策规定，去全面仔细的搜罗各种信息，充分发挥对领导的助手作用。采用新的管理模式来科学管理办公室，规范管理办公室工作，全面真实的提高办公工作效率。
　　2、健全完善相应的各种办公室规章制度
　　一个企业的办公室想要做到规范化，首先就必须建立一个完善的办公室规章制度。一个健全完善的办公室规制制度能够清晰明确出办公室工作程序、工作职能、工作标准。因此，企业办公室要明确每一位人员的岗位，职责。细化落实每一位办公室人员的权利与职责。也只有在办公室人员明白了自己的权力与责任后，才会明白如何去更好的使用自己的权利，才会明白如何去更好的履行自己的职责，也才会明白如何去更好的完成任务。
　　要施行对办公室的工作程序进行相关的规定。企业办公室的工作一定做到规范化、程序化。也只有这样，办公室才会在繁重杂乱的工作中避免出现失误，切实提高办公室的工作效率。并且办公室的相关规章制度的制定一定确保符合针对性、可行性与科学性。规章制度的针对对象要明确，且要做到各自办公室直接规章制度能够相互融合，互不影响工作。
　　3、优化资源配备，改善办公室职能
　　办公室的人员工作较为繁杂且工作内容涉及较为广泛，办公室职员基本被各种大小事实所包围。在一些企业里，办公室既要听从领导的分配安排，又要协调组织各个部门之间的各种工作，各种任务。经常是行使了其他部门的职权而自己的职能又未得到充分发挥。所以，企业必须要对办公室的职能进行明确，优化办公室的管理职能。对于不该办公室处理的工作与任务就需脱离分出，把时间与精力投入到其本职工作中。此外，还需注意办公室的全面均衡发展。对于一些任务多、工作量大的办公室则需要相应的增强其职能，要充分考虑个办公室职员的能力素质水平，做到合理分配人员结构，去更好的完成工作任务。