现代档案管理探讨(2)

　　传统的档案担负着信息采集、存储、传播以及版权控制方面的重任，数字档案也兼具着同样的任务，只是在内容、采取手段以及服务方式上发生了变化。数字档案的建立有如下原因：首先，因为数字档案是虚拟和现实的结合，这样就会出现大量的数字化信息存储在很多的磁盘上，利用计算机使其和网络形成一个系统。和传统的档案相比，数字档案占用的物理空间更小。其次，数字档案在收藏方面主要是数字形式信息，除了纸质的书刊资料，还会对一些视频、音频等资料进行收录，这样能够满足查阅者的多种需求。数字档案的建设要以数字信息为主，这样能够在互联网上形成整体的优势，将原件保存在更合适宜的环境中，对原件进行复制，能够更好的实现查阅功能。最后，数字档案使用者不需要和档案管理人员进行面对面的接触，只需利用网络平台进行交流，这样用户可以实现随意的浏览、查询以及下载打印功能。数字档案的用户范围也在不断的扩大，传统档案的使用在地理位置上存在着一定的限制，但是，数字档案使用者可以在任何地方以任何身份进入。
　　3 数字档案建设
　　3.1 档案录入和修改
　　档案录入、整理、归档是指档案的生产过程，档案的产生从业务办理开始，业务过程产生的资源最后经过档案整理，形成标准的档案格式，最后分类编号后归档存放在指定的档案架位置上。根据移交的档案类型，在与实物档案核对无误后，自动编制档案号，并将该档案的摘要信息和存放位置记录到数据库中。实现档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化。已有的档案修改后，对档案的封皮要自动进行修改和维护。
　　3.2 档案查询检索统计
　　查询检索统计包括三个方面内容：（1）对外查档。提供对外部如公检法查档、个人或者单位老土地使用证书丢失以及国家政府机构等单位的档案查询。这个查询一般根据权限需要先到窗口进行受理，然后经过相应的领导审核审批后才能出示查询的结果。（2）内部查档。内部查档是根据内部用户的权限，分门别类的进行档案的查询，内部查档可以通过局域网进行查询。（3）档案统计。按照国家档案局以及国土资源部相关的档案统计的规定进行统计并输出相应的统计报表。并且可以绘出个直方图、圆饼图等各种统计图表。
　　3.3 档案的借阅利用
　　借阅利用包括通过大厅申请借阅、在档案室借阅和网络借阅三种方式：（1）通过大厅申请借阅，经过相关的领导审核通过后，进行查档，查询完成后可以直接打印或者复印，由窗口交到申请人。（2）可以直接在档案室借阅，录入相关的借阅人信息后，档案室可以直接借出档案。（3）实现档案管理借阅利用的网络化，用户根据自己的权限只需要通过身边的计算机登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体。系统可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。
　　4 结束语
　　文章对现代档案管理的现况以及存在的问题进行了分析，文章提出了数字档案管理的必要性，并且对数字档案管理的具有操作进行了探讨，希望给广大档案管理者提供一定的参考。
　　参考文献
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　　[4]胡艳梅.提高基层单位档案管理人员素质[N].四平日报，2009.
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