现代档案管理探讨

　　摘 要：文章对现代档案管理的现况以及存在的问题进行了分析，在现代档案管理过程中应用了很多的新技术，数字档案管理成为了必然趋势。对数字档案管理的必要性进行分析，并且对数字档案的管理具体步骤进行了讨论，希望能够针对出现的问题找到更好的解决措施，这样能够为档案管理者提供必要的参考。
　　关键词：现代档案管理；数字档案管理；管理流程；措施
　　档案是一种历史的记录，不仅仅是记录个人的成长过程，同时，也会对整个社会的发展情况进行记录，因此，在社会发展过程中档案的作用非常重要。对现代档案进行科学化的管理是一个非常重要的问题，目前传统档案馆正在逐渐消失，取而代之的是电子档案，因此，数字档案馆的地位越来越重要。未来的档案馆在服务方面要能够做到以技术手段快速向社会提供必要的信息，其也慢慢成为了档案馆建设的重要衡量标准。数字档案管理是现代档案管理的一个必然结果，因此，对数字档案管理一定要重视。
　　1 档案管理现状
　　1.1 现代档案管理
　　现代档案管理流程和纸质档案管理存在着很多的相同之处，分为收集、鉴定、整理、分类、保管、利用等流程，而且还要具备特殊的传递功能。时代不断发展，社会也在进步，传统档案制度虽然仍在运行，但是，出现了不能很好适应时代发展的现象，因此，现代档案管理有了很大的发展。现代档案材料在收集渠道方面非常的广泛，而且收集制度都比较的完善，但是，因为材料的收集会涉及到很多的部门，这样在实践过程中就出现了很多的问题。导致一些档案内容只是能对个人的生平基本情况进行反映，但是对人才的选拔、培养等不具备很大的影响，在社会发展中起到的作用也非常有限。现代档案管理中对其真伪进行辨别是非常重要的组成部分，其要求材料必须真实、准确和完整。档案在形成过程中，存在着部门监督不完善的情况，很多的领导干部对员工的档案随意进行更改，导致出现很多的暗箱操作事件，最终出现了很多的假档案。为了避免出现这种情况，档案监督工作也要进行重视。
　　1.2 现代档案管理弊端
　　1.2.1 档案检索效率不高
　　档案的检索方式分为手工检索和计算机检索两种方式，在现在，传统的手工检索还占用很大的比重，这种检索方式人们比较熟悉，但是，这种方式会出现浪费时间的情况，导致检索工作经常会出现质量不高，效率低下的情况。
　　1.2.2 部分单位在档案硬件设施上投入不足
　　档案室在很多的单位中重视程度不一，其应该是管理规范而且环境良好的地方，但是，一些单位在建设过程中只对硬件设施进行了完善，对档案管理方面没有进行规范，导致档案利用受到影响。
　　1.2.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后
　　对档案管理工作没有进行重视，档案管理人员配备方面也存在着一定的问题，通常情况下档案管理人员都是由其他人员兼任，这样在管理手段方面就出现了比较陈旧的情况。很多的档案管理人员对档案管理不了解，在调阅档案方面都是采用比较原始的手工操作方式，这样会导致档案出现发黄、字迹褪色的问题，对档案的完整性以及安全性会产生很大的影响。
　　1.2.4 档案收集工作力度不够
　　档案管理要有一套完整的收集归档管理制度，这样才能对档案的全面性进行掌握，同时，材料要是在内容和形式上相同，也会导致档案的真实情况无法体现，这样就使得档案的建设没有任何意义。
　　1.2.5 档案管理的信息化程度不高
　　在科学技术快速发展过程中，计算机技术被应用到了各行各业，其在现代办公中起到的作用非常大。但是，在档案管理中，计算机技术并没有得到广泛的应用，对管理效率的提高没有帮助，同时，也导致了资源浪费的现象出现。
　　2 数字档案的必要性