涉外文秘专业现状及改进措施

　　摘 要：涉外文秘是一种国际化的职业。随着全球经济一体化趋势的加强，对于涉外文秘专业而言，无论是人才培养目标还是人才综合素质全面提升等方面都面临着许多亟待解决的问题。从涉外文秘的基本属性来看，其全球性行业属性使得国际化程度成为其最主要的衡量标准之一。本文从职业特点、涉外文秘专业的设置、师资队伍建设等方面进行了探讨。 

　　关键词：涉外文秘；职业特点；师资队伍 

　　中图分类号：G642.0 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2014）08-0261-02 

　　作为综合性工作的一种，文秘工作在企业对外交往以及内部资料整理、文本书写等方面都发挥着重要作用，这是由文秘行业本身协调性与专业性特点以及服务、管理与督办职能决定的。不同于一般的秘书工作，涉外文秘还会涉及相关的外语文件处理、对外联系等事务，这类工作岗位多在政府涉外机构或是外企中。 

　　一、涉外文秘需要具备的基本素质 

　　1.职业道德修养 

　　作为中枢机构中的秘书，其服务对象一般都是企业（或政府涉外机构）领导及各级干部，这就需要文秘人员有着极强的自控能力，能够在工作当中明辨是非，发挥沟通、协调作用，承担秘书岗位的工作职责。岗位的性质决定文秘必须有较高的道德修养、良好的思想品质以及扎实、灵活工作作风，这是由涉外文秘岗位的性质决定的。在涉外文秘基本素质当中，对于仪容仪表也有一定的要求，姣好容貌、端庄的仪态会使工作进展得更为顺利。 

　　2.专业理论知识 

　　对于涉外秘书而言，必须具有扎实的文秘专业理论知识，同时还要把专业知识和社会知识的融会贯通并转化为能力，这样才能更好地完成文秘工作。从知识架构角度来看，人文知识、社科知识、专业理论知识及外语知识是涉外文秘的主要知识构成，而在此基础上形成的沟通能力、协调能力、外语交际能力以及商务技能是完成涉外文秘工作的根本保障。高校涉外秘书专业开设的专业课程有秘书学、逻辑学、档案学、心理学以及办公自动化、外语、企业管理、市场营销等，这些课程有助于学生获得涉外秘书的基本技能。 

　　3.组织、沟通与关系协调能力 

　　沟通能力是涉外文秘工作首先要具备的基本素质，一个人是否能够胜任文秘工作，往往从其人际沟通能力方面就能够做出判断。对外沟通、组织、协调能力对涉外文秘从业人员来说十分重要，掌握正确礼仪程序能够帮助文秘人员更好地待人接物，丰富自身的交际与沟通手段，乐观向上的人生态度是涉外文秘人员保持与外界之间良好互动关系的必备素质，因此文秘人员应当在与客户交流或是日常工作中表现出一定的亲和力，摆正个人情感与工作之间的关系，事事以组织、协调、沟通各种关系为重。最后，执行能力也是涉外文秘必须具备的重要素质之一，这一岗位在执行力方面要求从业人员从文字、语言、表达到行动等方面都要具有执行能力，这也是涉外文秘工作的一大特点，也是涉外文秘从业人员最为基本的岗位素质与专业能力。 

　　二、涉外文秘专业的发展现状 

　　涉外文秘专业的设置应更要强调对人才职业能力的培养，强调人才的实用性，强调满足市场经济的需求。涉外文秘专业的培养目标与专业的学科构成有密切的关系。涉外文秘专业一般都安排在人文类学院，比如外国语或中文类学院，这是由涉外文秘专业的特点决定的，在没有设立独立的涉外文秘专业的情况下，这样安排也是合理的。目前大多数高等院校将涉外文秘专业设在外语学院（系），这主要与涉外文秘专业的“涉外”有关，因为涉外文秘专业对外语有很高的要求，安排在外语类学院（系）有利于整合资源，提高师资资源的利用率，提高外语教学质量，提高学生的对外交往能力。但是，涉外文秘专业厚外语而轻中文的倾向影响了学生的均衡发展。我们知道，在涉外文秘专业中，英语是不可或缺的，否则就不能有效“涉外”，但是，涉外文秘从业人员还要承担大量的企事业单位的文秘工作，中文水平的高低一样影响着他们的工作质量。比如，写作课涉及商业合同的拟定，而拟定商业合同恰恰是涉外文秘的一项核心工作；企业管理课涉及到企业运作程序，而不懂企业运作程序，文秘工作者又怎么能顺利完成本职工作？可见，学科设置不合理，就会影响学生知识体系的均衡发展，进而影响学生整体能力的提高。涉外文秘专业是一个专业面比较广、实践毕业论文格式性比较强的专业，比如，在一些商务活动中，涉外文秘有时要代表单位接待中外贵宾，这是课本中很难涉及到的，这些经验只有在实践才能获得；再比如，在商事谈判中，有时需要临时修改合同或备忘录，这涉及到商事程序或商事法律，考验的是涉外文秘应急处置能力、实践能力，还有广泛的知识面。 

　　从涉外文秘专业发展现状来看，当前存在的问题突出表现在以下三大方面：其一，教育水平有待提高。目前涉外文秘专业仍然沿用着传统的教学模式，计算机辅助教学或者应用水平不高、或者脱离教学实际，影响了学生素质的快速提高。其二，实践教学或者欠缺、或者比例偏低，模拟商事活动的课程或者偏少、或者是走过场，这些都影响了学生实践能力的发展。其三，涉外文秘专业的课程设置显得凌乱无序，事关学生未来的学科所占权重并不高，而一些无关紧要的课程却占去了很多课时。这些问题不解决，势必影响涉外文秘专业的健康发展。