结合知识管理对事业单位图书管理的探讨(2)

　　二、事业单位档案管理机制

　　2.1运行机制

　　事业单位档案管理实践活动除了在相应管理体制的支持下，还需要基于各自的组织结构建立事业单位档案管理的运行机制，以维护、促进其有序进行。宗培岭教授从广义上认为事业单位档案管理机制由动力机制、控制机制和评价机制三方面构成。而从狭义方面讲，事业单位档案管理的运行机制仅指能有效协调各部门关系，促进事业单位档案管理活动协调发展的一种强化机制。事业单位档案作为一种重要的知识资源，对其有效管理也就是保持档案知识资源在"投入一转化一产出"过程中，各部门配合良好、各项活动之间协调得当。事业单位档案管理运行和发展的过程应当与事业单位档案知识资源的特点相适应，与事业单位的组织结构和文化理念相适应。

　　2.2监控机制

　　事业单位档案监控机制是与事业单位档案运行机制相对应的，通过对实践的监控可以随时反馈、及时调整系统活动，对事业单位档案管理实践起保障性作用。事业单位档案管理的监控对象主要是事业单位档案管理的实践活动，以及在此活动中涉及的部门、人员、财务、信息等相互关系。在监控中要以事业单位档案管理的绩效目标为准绳，并且要努力减少反馈时滞。事业单位档案监控机制应当具有客观性、弹性、经济性和全局性。

　　三、事业单位档案管理流程

　　3.1事业单位档案收集

　　事业单位档案收集是档案管理流程的第一步。从狭义上讲，收集只是将退出流通的文档归档的过程。但这只是档案收集的字面理解。从广义上说，事业单位档案收集包括文档生成、文档积累和归档三个步骤。前两步是档案收集的基础，也是档案整个管理流程基础中的基础；而归档则是前两步的目标和结果。需要注意的是，这里的文档并不单指文件等内容的记录，还包括照片、音频、网页、图纸以及Email等各种载体的结构化、非结构化内容的记录。

　　3.2事业单位档案整理

　　事业单位档案整理即按照一定原则，通过档案分类、组卷、排列、编目、装订实现档案的有序化的过程。事业单位档案整理是基于一定的形成规律，既要保持文件之间的联系性，同时又要区分不同价值，便于保存和利用。有序化是利用创新的基础，只有将又多又杂的档案经过系统化的整理后，才有可能实现隐性效益向显性效益的转化，以及将知识转化为生产力、为事业单位增效等。