新形式下企业档案收集工作的探讨(2)

　　2.3 档案收集工作面临着新挑战
　　随着计算机网络技术的普及，企业档案在办公自动化的带动下出现了大量以光盘、磁盘为存储介质的文件，使传统的纸质档案逐渐被多载体并存的形式所替代。新形式下，现代化的电子文档及档案收集的网络管理方式对传统档案收集工作带来了新的挑战，鉴定电子档案的真实性、电子档案多种多样的保存格式、软件的升级等问题都对企业档案收集工作带来了很大的困难。
　　2.4 档案工作管理不力
　　由于档案不对企业产生直接效益，所以一些企业领导不太重视档案工作的建设，档案管理明显滞后。表现在收集阻力大、部门不配合、资料不齐全等。同时许多员工也缺乏档案知识，缺少处理相关业务的能力，不能有效收集保存有用的资料，各种资料随意丢放无人保管，无法保证收集到完整、全面、真实的档案资料，档案管理工作极为被动。
　　3 加强企业档案收集的措施
　　3.1 加强“两法”学习，开展档案宣传工作
　　企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，自觉做到遵法守法，努力提高归档意识[2]。
　　3.2 建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展
　　建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，为加强企业档案服务，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。
　　3.3 提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导
　　加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，上下联动才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。
　　3.4 加强组织领导，改进薄弱环节
　　要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料[3]。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。
　　3.5 创新档案工作服务机制，不断适应形势变化需求
　　企业档案收集工作是否顺利，关键在于档案部门提供档案利用的服务质量以及企业关于档案工作的相关制度保障。
　　优质的档案服务可促使企业内部员工对档案的认知和热爱，从而促进档案收集工作的顺利开展。当前计算机网络技术、管理信息化、办公自动化的迅速发展，使档案收集工作在服务与创新过程中得到了技术保障。为此档案工作人员应加强档案信息现代化建设，努力实现档案收集及提供服务的现代化模式，其中包括建设档案全文数字化和建设档案目录数据库，从而为企业员工查阅档案提供更多的方便。此外，还应利用网络平台积极探索电子文档的收集与归档集中一体化管理，以实现企业档案的创新管理与服务。
　　4 结语