高校图书馆纸本外文期刊采访优化策略(2)

　　从图书馆采访部门来看，由于经费局限，往往采取保书保电子刊而放弃纸本外刊的策略。许多高校图书馆都在进行不同程度的纸本外刊削减。清华大学图书馆2009年纸本外刊削减到120种左右，只保持100多万额度的订购；复旦大学2009年削减了纸本外刊200多种，削减金额约380万。四川大学图书馆在2008和2009年两年内主要削减了有电子全文的期刊，削减纸本外刊388种，金额285万，占现刊比例的31.7%。
　　总之，削减纸本外刊数量和品种已成为高校图书馆的普遍选择。
　　2武汉大学图书馆案例：纸本外刊馆藏调整
　　武汉大学图书馆的纸本外刊订购，除了CASHL专项经费的外刊是指定代理外，其他都采取招标方式完成。2006年至2011年的订购数据表明，近年来纸本外刊的价格涨幅较大。尤其是2011年9月对2012年外刊订购招标完成后，1322份外刊总金额达到873万，在外刊数量持平的情况下比2011年增长11%，达到相当大的涨幅。由于招标总额大大超过预算，采访部门被迫在招标完成后又减刊69种，金额60万元。为了防止再次陷入类似被动局面，2012年图书馆决定主动削减2013年的纸本外刊。
　　2012年5月份采访部门制定2013年纸本外刊削减方案和操作计划，然后经外刊采访人员、学科服务组与分馆阅览室、院系资料室反复沟通、共同努力，在9月份招标之前完成操作，形成最终订购清单。
　　2.1准备工作：馆藏分析和专家论证
　　外刊削减涉及到方方面面，不能对用户使用、馆藏质量等产生负面影响，必须经充分论证、谨慎从事。因此在制定方案之前，做了较充分的准备工作。一是分析现有外文期刊馆藏，分类制定政策。二是与学科馆员沟通，广泛听取院系资料室的意见，分析意见之后初步制定削减计划。
　　针对2012年所订全部外刊，查找其电子版情况。为防止出错，采取由采访馆员初查、学科馆员复查后再经采访馆员核查的方式。最后将外刊馆藏结构确定为5个部分：①数据库捆绑刊：是指数据库采购捆绑的纸本外刊，在数据库合同期内不能停订；②P+E刊（印刷版+网络版）：是指订购纸本后免费开通电子版的外刊；③可获得电子全文的纸本刊，并且电子全文是即时更新无延迟的，一般由出版社直接出版或集成商同步更新；④可获得电子全文，但延迟6个月以上的纸本刊，其电子版一般由集成商数据库提供；⑤无电子版的纸本外刊。构成情况具体见表1：
　　2.2执行过程：分类制定政策
　　与外刊类型相对应，操作计划也包含几个部分：①数据库捆绑刊不能停订，在操作中不能误删；②P+E刊和无电子版的纸本外刊需要根据利用率和专家意见做出进一步论证；③对电子版滞后半年以上的针对性地征求专家意见后再作决定；④有电子全文现刊的部分，原则上作删订处理。由于馆藏地在院系资料室的外文纸本期刊（708种，占全部外刊种数比例为56.5%）采取图书馆与院系共同出资的共建模式，其中文科院系出资30%，理科院系出资20%。总的来看，院系外刊自筹经费占总经费的比例基本保持在16%左右。因此，如果院系不同意删订这类期刊，则由共建模式改为院系全额出资。
　　经过与学科馆员和院系资料室沟通，为慎重起见，对电子版滞后半年以上的外刊全部予以保留，P+E刊和无电子版纸本外刊也不作删订，留待以后进一步调查论证。本次删订着重于315种有电子全文的现刊这一类，这一决定使得本次计划更具操作性。
　　2.3计划操作结果
　　这次纸本外刊削减计划的最终结果是，315种有电子全文无延迟的外文期刊中，共对231种做出了处理。其中停订139种，占现刊比例为11.09%，停订金额68.11万元，涉及多个学科；此外由共建模式改为院系全额出资的92种，金额15.01万元，涉及经济学、法学、新闻、哲学等学科，集中于社科类院系。两项共为图书馆节约经费78.61万元，占订购总额的9.67%。
　　再看本次削减纸本外刊的学科分布情况（见表2），饼状图（图1）可以更直观地显示出本次削减外刊的学科特征。
　　此次停订的人文社科类和理科类外刊均为48种，各占全部停订外刊1/3，但理科类金额占到全部停订金额的一半之多。工科类和医学类种数占比和金额占比基本一致，表明工科类和医学类外刊价格处于平均水平。这与武汉大学图书馆全部纸本外刊的学科分布情况一致（见表3）。人文社科类外刊种数虽然占到全部外刊种数近一半，但金额仅占全部订购金额的1/5。而占全部外刊种数1/5的理科类外刊，占用经费几乎为全部订购金额的一半。这说明人文社科类外刊总体上单刊金额较低，理科类外刊价格非常高。显然，削减理科类纸本外刊更有效率。
　　3经验和启示