面向儿童预防接种信息系统的档案管理研究(2)

　　3系统运行存在问题分析

　　3.1信息系统管理人员更换频繁，培训不到位。信息管理人员更换频繁且培训不到位，导致了接种门诊在客户端软件安装、维护、数据录入，尤其是数据录入的准确性等方面存在大量问题，部分人员只能进行简单的电脑操作，未完全掌握客户端软件性能，信息系统筛选未种儿童、统计分析等功能还未得到充分应用。

　　3.2儿童跨区域接种时，异地接种门诊未利用信息系统“异地下载”的功能，造成产生大量重复儿童，个别市尤为严重。由于接种门诊信息管理人员疏忽等造成信息系统、接种底册和预检登记等所记录的接种信息不一致。

　　3.3预防接种门诊存在无故将未种儿童主动“迁出”，排除到管辖范围之外，以提高接种率的现象，人为造成管理盲区。

　　3.4部分预防接种门诊儿童预防接种信息系统客户端模块未充分利用，如疫苗出入库管理等项。说明部分信息员工作还不能完全脱离原有工作模式，去更新知识，充分利用信息系统日常工作。

　　3.5数据质量存在问题。由于没有认真审核或者没有及时下载，预防接种门诊重复为儿童建立档案，造成重卡儿童出现，部分市问题尤其严重。平台上大量重复儿童信息存在，不利于预防接种工作开展，甚至造成漏种、迟种、重复接种等，同时也影响各项接种数据的统计与分析质量。例如，产科接种门诊信息化系统启用后，个别门诊出现了无法下载新生儿信息的现象，针对这种情况预防接种门诊应谨慎为新生儿重复建卡，应多方确认确实未录入系统后方可重新建卡等。

　　3.6及时备份率低。全省预防接种门诊接种数据备份率仍较低，为数据安全带来隐患。

　　4面向全系统的档案管理对策建议

　　4.1加强系统中信息处理环节的档案业务指导。其一，在基本资料和接种登记环节。将接种对象的基本情况、接种资料准确录入，便于个案查询，同时进行预约接种。例如，工作中如出现儿童跨区域接种时，异地接种门诊要利用信息系统“异地下载”的功能，避免产生大量重复儿童。

　　其二，在冷链管理、疫苗登记环节。录入接种日当天接种疫苗信息包括冰箱、冷藏背包运转环境，冷链运转开始、结束时间，室内温度、冰箱温度，运转医生等；同时，还要录入接种疫苗编码、批号、厂家及预计使用量等信息。便于出入库核对，疫苗使用交接，打印接种证时会自动显示疫苗批号、厂家等信息。例如，接种当日，工作人员首先要复制粘贴数据才可以进行新的数据录入。

　　其三，在预约接种环节。根据选定的疫苗种类、免疫程序、接种情况、预约接种日期等可设定的条件，生成包含接种对象及其家长信息、接种日期、疫苗种类及针次等内容的接种通知单，达到预约接种的目的。例如，可全程或单次预约；也可将一类、二类疫苗分别打印预约。

　　其四，在报表统计环节。统计汇总接种日当天疫苗消耗情况，自动统计满足条件的新建儿童数，儿童接种明细，自动生成国家常规免疫接种情况统计报表，统计、上传上级平台。领导可随时浏览、查询。

　　其五，在数据维护环节。用于数据备份、恢复及数据库整理。避免网络与电脑出现故障，丢失数据。例如，可在系统内设置自动备份功能，点击接种设定——其他参数设定——保存自动备份。

　　4.2加强系统中档案生成环节的数据质量与安全控制。其一，强化儿童档案信息查重控制。各接种门诊应在每个接种日开始时定期通过接种信息系统客户端软件对儿童档案信息进行查重，并及时向相关人员核实，删除错误的重复记录。县级疾控机构应每日通过信息管理平台，对实施儿童预防接种信息管理系统的乡级防保组织、接种门诊上传的儿童预防接种档案信息进行查重，督促接种门诊对数据进一步核实，删除错误的重复记录，无市级平台的市应及时开展查重工作。

　　其二，加强档案数据质量分析。各级疾控机构应通过国家信息管理平台，对接种门诊上报的档案数据质量进行分析，分析指标包括接种门诊上传率、上传信息及时率、备份率等，提高接种信息录入和上报的质量。市、县疾控机构应经常开展数据的检查复核工作，确保数据准确，预防接种统计报表与信息平台的数据应保持一致。

　　其三，加强儿童在册数据更改控制。加强监督和指导，规范接种门诊客户端儿童管理，慎重更改儿童在册情况，如儿童确实迁出应有合理证据，并且在客户端相应位置填写迁出理由。

　　其四，强化数据安全控制和规范系统运行管理。提高上传率、异地儿童下载率和及时备份率，提高免疫规划服务质量，规范预防接种信息管理系统使用，提高我省预防接种的档次与服务水平。

　　5结语

　　儿童预防接种信息管理系统的使用，对免疫规划工作产生积极的影响和作用。因此，必须切实做好儿童预防接种档案信息的收集、登记、录入和网络报告，实现接种信息的档案管理，让儿童预防接种信息系统的档案管理工作适应经济社会发展的需要。