企业重组中加强档案管理的思考(2)

　　二、要坚持档案工作统一管理的原则

　　按照档案管理相关规定，企业各种门类和载体的档案都应集中统一管理。但是，由于被重组企业多数地处不同的省份和不同的位置，且大多数的企业实行本单位自行管理档案的模式。企业重组后，要坚持统一管理的原则，确实存在很多可能。比如，改革重组整合后公司面临着档案馆库房有限，原有的档案管理设施不够健全或不配备，档案安全保管资金存在较大缺口，被重组企业档案工作人员的专业结构不够合理，原有的档号类别设置不尽相同等，这些问题都会成为重组后档案难以统一管理的限制性因素。因此，必须在坚持档案统一管理的原则基础上，根据实际情况进行变通和调整。

　　比如，过去一个立档单位只能有一个全宗号，但现在被重组后，原先各企业的档案类目设置、类目排列及档号的编制、档案的管理系统不尽相同，如果不进行调整和变通，就会导致重组后的企业档案管理存在着各单位档案管理体制不统一、导致在档案管理软件系统中进行电子目录录入时因档号重复而无法录入等现象。所以必须按照重组后的要求，或者编制参照体系进行重新整理。这些工作需要一定的人力物力必要的保证。如果不能进行相关的调整或者重新整理，会给日后的档案安全管理和有效利用埋下隐患。

　　我们的做法是：首先，加强重组企业档案队伍建设，推进队伍素质提升。企业重组中，各参组单位原档案管理模式不尽相同，管理水平参差不齐，要保证重组后档案管理规范统一，除制定有关档案管理制度外，合理配备档案工作人员，建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍将是做好档案工作的重要保障。我们建立了覆盖企业各部门、项目组的兼职档案员网络队伍。企业的大部分的生产经营活动由各部门、项目组实施完成，而兼职档案员身处部门、项目组一线，掌握、了解部门班组的活动进展情况，这对及时收集有价值的归档资料起到关键的作用。实践证明，只有建立相对稳定的专、兼职档案员工作网络体系，做到档案工作群抓群管，才能保证档案管理工作正常有序地开展。

　　其次，针对企业重组后，实体档案存在多个全宗、档号重复、档案保管地点分散的这种情况，我们及时开展对企业库存实体档案的利用频率、价值大小进行分析、鉴定，在必须分库房管理实体档案的前提下，按照便于管理、利用的原则，对重组企业的各类实体档案进行整合、归类存放。其次，依据原各企业的成立先后顺序、内容多少、重要程度等实际情况，开展对库存实体档案的档号重新编制工作，使其由多个全宗顺利地过渡到一个全宗，以避免在电子目录录入时出现档号重复现象，以确保实体档案、电子目录的一致性。

　　重组后的晋西集团将坚持“战略引领、科技创新”的发展方针，围绕提高经济运行质量、构建子集团运行机制两大任务，推进在思维、技术、管理三个领域的创新，努力实现集团化管控、市场化运作、专业化经营、规模化发展四个方面突破，全面提升企业在国家、行业、地方经济和市场中的话语权和影响力，努力打造兵器一流子集团、构建和谐新晋西！同样，晋西集团的档案工作通过管理整合，最大限度地优化公司档案管理资源配置，更大范围地统筹谋划档案管理工作，有效实施扁平化、专业化管理，更快地推进档案信息化建设，进一步提升档案管理水平，从而更好地服务于公司各项生产、经营、科研、管理活动，为企业的做大做强提供有力保障。