退伍军人档案的整理与保管方法

　　濮阳县档案馆对农村籍退伍军人档案的接收保管始于1988年，到目前为止，共接收22237卷，实现了集中统一管理。

　　1退伍军人档案的整理

　　1.1档案装具封面设置与整理。由于原退伍军人档案袋大小、封面设置等都不一样，既不方便保管，也不方便查阅，因此，我们设计定做了统一的装具“濮阳县退伍军人档案袋”。对装具封面的设计，鉴于退伍军人在部队时间不一样，短的有二三年，长的有达八年的，甚至更长。档案馆接收是按退伍时间分批接收的。我们在长期的实践中得出的结论是以退伍时间加上姓名、籍贯查找比较方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍时所在的乡（镇），就可以查找到。对于档案材料的具体内容，虽然这些退伍军人档案来自十二个不同的部队，但经过统计分析，其内容大致可以分为十三类，分别是：入伍登记表、入伍体检表、政审材料、入党志愿书及相关材料、入团志愿书、党员登记表，有关奖励的材料（包括各种奖励卡片、立功受奖的报告等），提升班长、副班长的晋升报告，各种鉴定材料，受处分的相关材料，退伍军人登记表，慢性病的相关材料（病历、医疗补助申请批复等），其他证明材料。由此，我们设计的档案袋封面如表1：

　　备注

　　随后，对馆藏全部退伍军人进行换袋、统一编号，对袋内档案材料进行了分类编页号固定整理，并将档案材料的分类标在档案袋的封面上。其顺序见表1。由编号固定该份档案资料在袋内的位置，缺项以次递补。由页数印证该份档案资料的具体张数。再填写上姓名、性别、退伍时间、籍贯（也就是入伍时所在的乡、村）。特别需要说明的是，有的退伍军人户籍所在乡并不一定是档案中所填写的籍贯，这是由于该退伍军人入伍时占用其他乡的指标造成的，在整理时一律按入伍、退伍登记表上所填写的籍贯整理。录入微机后，在查阅时如果查不到，就问其当时是否占用其他乡（镇）的指标入伍的，如果是按其入伍指标的籍贯就可查到。最后，一人一袋一卷，统一编号，把案卷号填写在左上角的档案号上，再把档案号用口取纸固定在档案袋的竖脊背上，如此上架后，方便调档。

　　1.2编制档案目录。为方便查阅与减少提调档案原件，设置了《濮阳县退伍军人档案目录》见表2。

　　前八个项目的设置，是退伍军人个人的基本信息，备注栏里一般填写的是退伍军人个人是否有病，是否参战、参核、参加勘界等事项，没有的一般不填。设置的理由是，这些年退伍军人查阅档案的目的一般有三种：一是有病的，可到民政部门办理补助；二是参战、参核、参加勘界人员，可申请民政部门办理补助；三是60周岁可申请养老补助。这些都能从前六项和备注中得到确认。如果符合条件则根据案卷号调出档案复制，出具证明；如果不符合条件，则不再调档，减少对档案磨损。九、十、十一项三项则是在管理中发现，少部分农村籍退伍军人按照国家政策，不应该安置，可过了几年后，他们又通过其他途径，得到了安置（大部分是企业），这些被安置的退伍军人在部队服役的时间，又可算作工龄，他们要接续工龄，就必须把保存在档案馆的档案调走，与其现在某个单位的档案合二为一。为反映档案流动走向，设置了索取档案的单位、调取档案人、调取档案时间3个栏目。

　　2退伍军人档案的管理

　　2.1编制大流水档案号。由于这些档案来自人武部、退伍办，分属两个全宗不便于管理，为便于管理，我们又按退伍年度顺序编制了统一的大流水档案号。

　　2.2提调退伍军人档案的手续。提调档案必须由退伍军人本人持身份证、提调单位的信函（信函上需加盖提调单位的公章和主管单位印章），填写《馆藏人事档案转出意见表》、《收进、移出档案登记表》，最后在《退伍军人档案目录》上填写提档单位名称、提档人姓名、提档时间。退伍军人本人身份证复印件、提调单位信函留在档案馆备查。