结合知识管理对事业单位档案管理的探讨

　　摘要：随着时代的发展，事业单位档案管理活动应该不断优化，将先进的管理理念、管理方式融入指导事业单位档案管理实践，努力改善管理环境，提高管理效率。因此，建立基于知识管理的事业单位档案管理模式在知识经济高速发展、电子信息技术不断更新的今天是时代的要求，有着重要的理论价值和实践意义。

　　关键词：知识管理；事业单位；档案管理

　　一、事业单位档案管理体制

　　1.1文化理念

　　事业单位文化以事业单位价值的实现为最终目标，包括事业单位的使命、愿景、宗旨、价值观和经营理念等。事业单位的组织结构、管理制度以及各项管理活动都要与事业单位文化相适应，否则会偏离事业单位发展的方向，难以实现事业单位任务和目标。因此，进行事业单位档案管理也要树立与事业单位文化相一致的事业单位档案管理文化，用于指导规范事业单位档案管理的方式方法，促进事业单位档案管理活动的有序发展、不断进步。同时，事业单位档案管理文化理念也要有利于各部门内外考虑，从事业单位全局考虑形成对事业单位档案及其管理活动的正确认识。

　　1.2管理制度

　　任何一个组织的正常运行，都需要相应的制度为保障。事业单位档案管理制度是企业对档案管理的约束，是事业单位档案管理方式和理念的体现。事业单位档案管理制度不仅包括归档前后档案管理工作流程的制度；还包括将事业单位档案管理同科技工作程序、生产研发工作计划以及一些人员职责相统一的综合管理制度，即既需要制定专门的档案管理制度，还需要将事业单位档案管理纳入事业单位管理的全局来保障和约束。

　　1.3人员组织结构

　　人是组织最重要的资产，也是竞争的关键因素。组织的发展与员工及其管理有直接而密切的关系。在事业单位，下达命令、执行命令、生产产品、使用产品等都是以人为主导者的。因此，做好任何活动的基础就是实现对人的有效管理。事业单位员工的管理包括对人本身的管理和人与人之间关系的管理两方面。

　　二、事业单位档案管理机制

　　2.1运行机制

　　事业单位档案管理实践活动除了在相应管理体制的支持下，还需要基于各自的组织结构建立事业单位档案管理的运行机制，以维护、促进其有序进行。宗培岭教授从广义上认为事业单位档案管理机制由动力机制、控制机制和评价机制三方面构成。而从狭义方面讲，事业单位档案管理的运行机制仅指能有效协调各部门关系，促进事业单位档案管理活动协调发展的一种强化机制。事业单位档案作为一种重要的知识资源，对其有效管理也就是保持档案知识资源在"投入一转化一产出"过程中，各部门配合良好、各项活动之间协调得当。事业单位档案管理运行和发展的过程应当与事业单位档案知识资源的特点相适应，与事业单位的组织结构和文化理念相适应。

　　2.2监控机制

　　事业单位档案监控机制是与事业单位档案运行机制相对应的，通过对实践的监控可以随时反馈、及时调整系统活动，对事业单位档案管理实践起保障性作用。事业单位档案管理的监控对象主要是事业单位档案管理的实践活动，以及在此活动中涉及的部门、人员、财务、信息等相互关系。在监控中要以事业单位档案管理的绩效目标为准绳，并且要努力减少反馈时滞。事业单位档案监控机制应当具有客观性、弹性、经济性和全局性。

　　三、事业单位档案管理流程

　　3.1事业单位档案收集

　　事业单位档案收集是档案管理流程的第一步。从狭义上讲，收集只是将退出流通的文档归档的过程。但这只是档案收集的字面理解。从广义上说，事业单位档案收集包括文档生成、文档积累和归档三个步骤。前两步是档案收集的基础，也是档案整个管理流程基础中的基础；而归档则是前两步的目标和结果。需要注意的是，这里的文档并不单指文件等内容的记录，还包括照片、音频、网页、图纸以及Email等各种载体的结构化、非结构化内容的记录。

　　3.2事业单位档案整理

　　事业单位档案整理即按照一定原则，通过档案分类、组卷、排列、编目、装订实现档案的有序化的过程。事业单位档案整理是基于一定的形成规律，既要保持文件之间的联系性，同时又要区分不同价值，便于保存和利用。有序化是利用创新的基础，只有将又多又杂的档案经过系统化的整理后，才有可能实现隐性效益向显性效益的转化，以及将知识转化为生产力、为事业单位增效等。

　　3.3事业单位档案鉴定

　　事业单位档案鉴定是指对事业单位档案的保存期限和价值的鉴定，是对事业单位档案"去伪存真"、"去粗取精"的过程。事业单位档案鉴定决定着档案的生死存亡，是提高档案质量和利用效率的重要环节。因此，事业单位档案鉴定的参与者应当是来源广泛的。他们应当对档案历史有着最直接的认识，还需要有档案管理技术，还能从宏观上分析档案与事业单位目标之间的关联性，客观判断档案的发展空间。因此，事业单位档案鉴定人员构成上既要包括文档生成及相关部门人员、档案管理人员，还应包括事业单位战略规划方面的人员。

　　总之，事业单位档案管理活动中应该紧密结合社会发展变化的脚步，才能在工作中保持最优化形成制度化。