谈谈做好档案管理工作的重要性

　　[摘要]档案管理在各行各业中有着非常重要的作用，在每个部门每个单位里，每一个小小的档案室就是一个部门和单位奋斗的“里程碑”，它记录着一个部门和单位的发展历程，每一年发生的大事小事和人员的变化情况。所以说加强档案工作的实效与精确度，就可以为我们今后的工作和决策提供更多更有参考价值的信息。

　　[关键词]档案管理 工作 重要性

　　[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）03-0051-01

　　一、把握好档案管理最初的公文处理环节，切实把好公文形成关

　　档案从开始到最后归档要经过从成文到最后建立档案多个办理程序，作为档案的每一份文件都有着不同的使用价值，都是用来传达和记述所需使命而随时备查的非常重要的历史性文件，它是一个部门一个单位的历史见证者。所以档案工作是从公文成文作为起始点的，起草公文并做好各项内容要求的处理，把公文的形成做到有章有法，这是此项工作的最基础条件。不同工作性质和不同业务单位中，当然就有着不同的拟制文件的方式，在有的单位公文拟制所负责的科室也不是相同的，有的是由办公室统一负责，有的是由业务执行的相关部门把所需的各项内容成文之后再交给办公室，最后再由办公室负责印发到各有关部门。然而在各部门当中，从事这一职务的人员在工作能力和业务水平上都各有不同，这就明显会出现公文成文上的差距，文件的起草质量也就各不相同。

　　上述种种情况，对档案的立卷和归档造成了诸多严重影响，使我们平时的工作出现了多次重复，而且效率不高。所以，这就要求我们每一位从事此项工作的人员，一定要对自己的工作负责，时刻都不能忘记对本部门平时经手的文件稿有着认真的态度，并进行规范处理，尽量做到无病可查，一定要依照相关的档案所规定的执行做好全面审核工作，严格核查每一份稿件，尤其是对一些任务非常明确的文件一定要做到字斟句酌，发现任何问题都不能轻易成文，并尽快与所报材料的职能部门进行对照修理，要把所报事项讲述清楚到位，将各类型的问题都消灭在孕稿阶段，不能将问题出现在签发领导面前，以保证所发公文的高质量。

　　二、公文的归档要分类进行，把档案管理工作做到井然有序

　　公文在完成印刷之后，经过一系列的工作程序，待文件所有工作全部处理结束，然后负责文书管理工作的人员便可以对公文的存档进行评估分类，并按照文件的不同形式和文件的重要程度进行分别整理：其中可以把这些不重要的文件暂时放到其他的地方保留一段时间，也可以作为短期档案进行管理。对于本部门本单位的重大事项的文件要做好留存，作为长期保留档案管理，以预备将来的工作中需要随时查阅和使用。所以说，这就对从事档案管理工作的人员有了一个更加专业的要求。档案内容的评估分类工作，对文书人员绝对是一个很严峻的工作挑战，必须做到头脑清醒，因为这每一件保留下来的文件事关本部门的发展历程，每一个阶段的重要记录都不能出现遗漏的，不然将会使工作出现一些不该出现的漏洞。有些文件的内容记述一个部门的重大事件，不可出现缺失。所以这就要求从事档案管理的工作者要在为数众多、内容纷繁复杂的文件中挑选出具有一定保存价值的文件进行分类归档，为今后的工作查考和利用。要做好此项工作，可以从以下几个方面入手：要清楚档案工作的重要性，从每一份公文的形成到归档立卷的整个过程，一定要按照公文的规范化操作，这样才能保证档案管理工作规范化的发展，使档案管理工作的流程更加科学化、合理化。作为一名档案管理工作者，一定要有高度的政治责任感和使命感，要具备较强的职业悟性，时时刻刻将“档案”装在自己的头脑里，有着对历史负责的人生态度，把档案工作贯穿于自身整个工作的始终。因此，必须按照档案管理的要求，科学合理地办好每一份文件，让每一份文件为本部门本单位的发展体现出实实在在的价值。档案管理人员一定要不断提高自己的政治素质和业务水平，既要不断学习档案管理方面的知识，还要有本部门的业务知识内容作为此项工作的铺垫。

　　三、做好档案收集，更好地完善文件材料的整理

　　档案管理工作人员要在文件归档立卷的时候认真检查形成文件所涉及的各方面的材料，如果发现有材料不全的，一定要及时催要，做好同一事项有外来文件未按时上交的定要跟踪收回，以避免遗失。具体可以从以下几点着手：

　　（一）档案整理工作是日常工作中的基础工作

　　把每次下发的文件认真做好登记，然后再把文件做好评估和分类，如果其中一部分随着办理的完成而失去了保存的社会价值，不需要长期留存；另一部分文件，在流程完毕之后仍具有储存的价值，能使今后的工作中通过此次载录而进行借鉴和利用，所以一定要按照档案整理的要求用档案包装重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　（二）档案整理工作中最重要的是细节工作

　　对于本部门本单位自身生成文件材料，经领导签发后，要把所有形成这个文件的资料收集完备，并按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。