采购合同的管理与风险控制

　　摘要 ：采购合同是各类企业对外签订量较高的一类合同，如果不注意防范合同签订、履行合同过程中的风险，可能会给企业造成不必要的麻烦，甚至是重大的经济损失。加强对合同三个阶段的风险控制，建立完善的合同管理机制，将最大限度减少合同风险。
　　关键词：采购合同；风险控制；标准采购合同
　　采购合同是采购过程中的一个重要环节，它是前期采购调研、资料收集、对比同类产品、核对技术参数、编制招标文件、组织招（议）标等一系列繁琐工作的成果体现，也是处理后期采购付款、验收等具体交易及可能出现的纠纷的主要依据。加强采购合同的管理与风险控制，可以有效的防范和控制采购合同的法律风险，为企业争取最大的利益。
　　根据采购合同管理的流程，一般采购合同的管理可以分为三个阶段，即：前期管理（签订过程）、中期管理（履行过程）、后期管理（档案管理）。加强采购合同管理即是加强对这三个阶段的风险控制。
　　一、采购合同的概述
　　采购合同是企业与供应商，经过双方一定形式的谈判协商，达成一致意见而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行。采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。其内容条款一般应包括：
　　企业与供应商的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的地址、电话、传真等；采购货品的名称、规格型号，数量以及价格（应包含单价和总价）；交货期、交付方式和交货地点；质量要求和验收方法，以及不合格品的处理；违约责任等。
　　在具体签订过程应遵守以下几个原则：
　　①有效性原则，即合同的当事人必须具备法人资格。
　　②合法性原则。即合同的内容和手续应符合国家法律、法规中有关合同管理的规定。
　　③平等互利、充分协商的原则。
　　④等价、有偿的原则。
　　二、采购合同前期的风险管控
　　采购合同的前期管理主要是指采购合同的签订过程的管理，这里主要是指前期对合同对方的资格审查及合同条款的审查。
　　1.资格审查
　　资格审查对方当事人资格审查的具体内容包括：主体资格审查、资信调查和履约能力调查。主体资格审查主要是审查对方的民事权利能力和民事行为能力。合同双方是否具有主体资格，将直接影响着合同的效力。只有具有相应的民事权利能力和民事行为能力的主体签订的合同才是合法有效的。一般情况下法人是订立合同的主要当事人，法人也可以委托代理人订立合同，具有授权的代理人所签订的合同，同样具有法律效力。但是要注意，代理人代订合同，要有载明代理人姓名或名称、代理事项、权限和期限，并由委托人签名或盖章的授权委托书。
　　其次，是资信调查和履约能力调查，主要是查明对方当事人的经济实力、信用情况和不良行为记录等，较高的经济实力、良好的信用是确保合同顺利执行的有力保障，通过对对方资信调查和履约能力调查，可一定程度上避免合同执行的风险。
　　2.合同条款的审查
　　当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。在具体签约过程中低于谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等谈判内容，都必须清楚的列入到合同中，否则可能会造成企业的经济损失。具体来说，合同条款要力争做到语言简明扼要、内容全面完整，避免产生歧义，体现出合同的实用性和效力性。对于重要的合同或条款内容，要仔细斟字酌句，必要时可聘请专业律师审查，防患于未然。对合同条款的审查，不仅是要审查文字的表述，更重要的是审查条款的实质内容。尤其是对方提供的格式合同应特别注意，保护企业自己的利益。
　　为避免以后的合同纠纷和不必要的损失，企业可以根据单位的实际情况，编制自己的标准采购合同。标准采购合同可以从形式上保证采购合同的完整，很大程度上可以避免人为疏忽遗漏合同条款，同时可以使企业在签订合同过程中更具主动性，保障企业的最大利益。
　　标准采购合同的编制应保证合同内容合法，合同条款详细、明确，便于操作。合同内容应以明确下几个方面：
　　（1）商品的品种、规格和数量
　　商品的品种应具体，使用标准名称，避免使用综合品名或俗称；商品的规格型号要明确，也可约定颜色、式样、尺码和牌号等信息；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。如果商品种类、数量较多，可以在合同货物内容中列商品品种、规格、数量明细表，以免所交货物因质量不符合所想要采购的标准而引起纠纷。
　　（2）商品的质量和包装
　　商品的质量标准，注明是国家或行业的标准，无国家和行业标准的应由双方协商凭样交货；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法也可以有具体的规定，如使用的包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志等。在质量条款中还应明确质保期限，尤其是设备采购合同，一般设备质保期为一年，应强调供方在质保期内必须保证设备质量，在质保期内提供免费的维护与维修，但不包括人为导致的损害，对于人为导致的损坏可以提前对维修价格进行约定。有质保期约定的一般都会留有质保金，在合同中应明确约定质保金在质保期结束后予以返还。
　　（3）商品的价格和结算方式
　　商品的价格是合同的核心内容，因此要对商品的价格要作具体的规定，并明确对副品、次品的扣价、退货办法等，对作价办法和变价处理等情况以可以视情况进行具体约定，同时也要明确结算方式和结算程序。合同的结算方式将影响合同中的价格约定，在采购谈判中应充分利用，可以达到降低采购采购资金成本的目的。
　　（4）交货期限、地点和发送方式
　　交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运还是自提，保证货物能够及时签收，避免丢失货物。在跨国采购时尤其应注意约定发货方式是陆运、空运还是海运。