浅谈档案工作中的信息化数据库建设

　　【论文摘要】信息技术的发展和信息存储、组织、传递方式的变革，新型的数字信息资源的出现，有助于节省馆藏空间、适应信息时代读者对电子资料的需求。随着形势的发展，全部依赖社会化、商业化动作，把数字化建设的主动权拱手相让，对档案信息机构的长期发展是极为不利的。档案信息机构应审时度势，积极探讨数字化建设对策，在当前条件下，可通过购买引进数字化资源，加强对档案文献信息资源数据库自主建设。
　　【论文关键词】档案信息数据库建设 档案工作 档案信息化建设
　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）17-0163-01
　　数据库建设是档案信息化建设的核心部分，数据库建设的好坏直接关系到档案信息化建设的成败。档案信息化建设要严格遵循统一的标准和规范，其数据库则更要以统一的标准为基础。目前，很多档案部门尚未开始大规模地进行数据库建设，即使有少数档案部门已经开展档案数据库的建设，也大多存在着标准不统一的问题，这对未来的资源共建共享产生不利的影响。
　　一、档案信息化的相关概念
　　档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联” 、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。
　　二、当前档案信息数据库建设的关键问题
　　（一）明确数据库建设目的
　　对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。
　　（二）实现档案目录数据库建设
　　档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。目录数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。
　　三、档案信息数据库建设步骤
　　（一）档案信息的收集
　　档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。
　　（二）档案信息前期处理
　　这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。
　　1、档案信息数字化