信息化背景下高校图书馆档案共享模式研究

　　【论文摘要】在信息化时代，数字档案管理需要革新技术手段，以适应数字档案存储和利用的新变化。本文以高校图书馆档案管理为出发点，对数字档案管理创新进行可行性分析，提出档案管理的价值理念，建立高校图书馆档案共享模式，为数字档案管理提出新思路。
　　【论文关键词】高校图书馆；档案管理；档案共享
 　　在信息化时代背景下，档案载体由传统纸质转变为先数字后纸质的载体产生形式，因此需要科学的技术手段进行管理应用。档案利用过程中，会产生具有附加价值的新档案，产生“二次归档”问题，如何保证数字档案的原始性，如何对档案“二次归档”，如何解决档案保密与档案利用的矛盾，是档案管理领域需要探索的方向。数字档案研究有别于传统纸质档案等偏向保存的研究，重点在于如何确保档案原始性和如何管理利用档案。数字档案无须过多考虑存放问题，而需考虑分级保密和存档价值问题。在新的时代潮流面前，针对高校图书馆档案管理混乱的现状，本文提出高校图书馆数字档案共享模式，试图在高校图书馆特定领域挖掘数字档案管理的新需求，使数字档案的管理和利用能够保障和推动高校图书馆发展。
　　1 高校图书馆档案管理研究现状
　　1.1 档案知识管理研究薄弱
　　档案学研究已由档案记录的保存演进至档案记录的管理[1]，这与计算机、网络、数字存储等高科技技术普及有关。但档案学与图书馆学、情报学在知识管理研究领域上仍存在着差距。在定量方面主要表现为文献整体数量不足，期刊的集中程度不高，没有形成核心作者群，得到资助的基金比较少；在定性方面，档案学知识管理研究的关键词和主题不如图书馆学丰富，没有将知识管理的内涵和外延进行扩展[2]。这种差距与档案工作“重藏轻用”的特点和档案学整体发展落后于图书馆学有关，档案学应加强对知识管理研究的重视。作为图书馆学与档案学的交叉领域的图书馆档案管理，仍然停留在纸质档案回溯数字化、图书档案管理融合一体化阶段。档案管理要适应信息化时代发展需求，应吸取图书馆学、情报学研究理论和方法，通过知识管理应用技术，实现“信息”向“知识”演变。
　　1.2 档案管理手段单一
　　现有的高校图书馆档案管理手段以档案数字化、图书档案管理融合一体化为主，缺少档案演变为“知识”的形式及手段。对档案“信息”的评价、鉴定等行为仅限于档案管理人员个人对制度化管理的理解，而由此造成对档案留存价值评估处于封闭状态下的经验行为、制度行为。而制度和个人经验有时未能及时跟上科技发展的变化。当单个档案的部分缺失，档案管理人员时常以档案不全或该部分未达到留存价值等理由推诿，查阅档案用户很少就档案缺失部分提出严谨的异议。
　　1.3 高校图书馆档案管理服务理念缺失
　　我国高校图书馆信息化设施的普及阶段已基本结束，目前正朝着质量提升的阶段前进[3]，然而高校图书馆档案管理服务理念局限于被动式查阅。高校图书馆侧重于党务、人事、设备、基建、财务等方面行文格式公事化的档案归档保存，其目的是有需求时提供查阅。此类服务方式属于档案学最原始的基本的查阅功能。现有高校图书馆档案管理在读者档案、新馆建设档案、人事档案、图书馆历史档案等方面都有涉及，但都没有提出“知识”化的服务概念。在一体化中进程中，图书、档案、情报一体化数字网站必须能够快速地接收、分析、处理新的信息，并将处理后的信息及时地传递给需要它的读者[4]。这类着重网络化的服务形式，忽视了服务的理念——“知识管理”主动式服务，此管理状态形成的原因是档案管理服务理念与信息化环境脱节造成服务理念缺失。
　　随着网络信息化蓬勃发展，国家图书馆“十二五”规划纲要中提出加快图书馆现代化转型，开创国家图书馆事业发展新局面，强调为图书馆界提供主动服务理念。高校图书馆档案服务理念应着重在主动服务、合作共赢、引领业务、开放资源等方面进行深化。建立档案管理主动服务理念，形成有效的共享机制，能够加强馆内各部门粘连性、加强校内职能部门之间的粘连性、强化馆际之间交流学习的粘连性。通过从档案管理演变成档案的知识管理，使得图书馆档案为图书馆发展提供有力的知识储备及共享平台。
　　2 高校图书馆档案信息化共享模式策略
　　档案学应扩大原有的研究领域，借鉴图书馆学、情报学的信息组织研究方式，来满足新技术环境下人们对档案利用方式变革的需求[5]。高校可以利用档案信息化共享模式建立档案共享平台，通过平台实现档案价值评估，确保档案的完整性和档案管理的规范化。构建档案管理平台以馆内共享为主，可推广到校内学科研究服务领域和馆际之间交流服务领域。
　　2.1 高校图书馆档案馆内共享模式
　　图书馆档案馆内共享基于公平公正公开原则，是结合图书馆绩效管理，推动业务技术共享为核心的共享模式。馆内档案的共享内容包括：馆内各业务部门的年度工作计划，年度总结报告等量化数据，馆内不同业务侧重点的服务质量评价，馆员素质培训实践效果，设备采购选择参数等。通过共享模式加强全馆馆员的参与度，利用共享档案价值评估，进行有效的量化工作服务质量评定，形成完善的服务档案群。通过年度档案的比较分析，使业务侧重调整有据可依，馆员业务培训流程有章可循，创新服务的效果有表可查，馆员轮岗交接材料也能以档案形式保留。
　　2.2 高校图书馆档案校内共享模式
　　高校图书馆档案校内共享模式策略是以科学数据服务[6]、学科服务、读者特殊服务为指向的引导型共享模式。利用共享平台让校内师生读者充分了解图书馆的特色服务内容及服务效果，以达到宣传、凝聚关联读者群体的目的。对高校新开专业，院系拆分或合并等行为进行档案存档，根据相关教学需求通过档案共享模式跟进图书资源配置，使得行政角度自上而下的执行转变为自下而上的主动配合。