农村档案信息资源建设研究(2)

　　3.涉农档案信息资源专题数据库的建立

　　实现农村档案信息资源共享的一个重要任务，就是综合档案馆馆藏的涉农档案信息资源进行数字加工，构建字段设计合理、覆盖内容全面，查全、查准率高、方便实用的涉农档案资源数据库。每个数据库应根据档案内容和群众利用需求的特点设立不同的字段，既要涵盖档案的内容、档号、保管期限等特征，又要充分考虑不同群体的利用需求，实现涉农档案信息资源的快速、准确查找。

　　（二）涉农部门、乡镇机关的涉农档案信息资源建设途径

　　各级涉农部门和乡镇机关是农村经济社会事务管理工作的具体实施者，加强涉农部门和乡镇机关形成的涉农档案信息资源建设是实现农村档案资源共享的重要任务。

　　1.强化涉农档案的收集归档

　　涉农部门和乡镇机关要按照国家档案局8号令的要求，全面梳理和修订本单位的“机关文件材料收集范围和保管期限表”，并切实加强对本单位法定职能产生的各种档案，特别是涉农业务档案的收集归档和集中统一管理。如社会养老保险、最低生活保障、新型农村合作医疗、农村土地二轮延包、山林延包、农村劳动力培训、低收入农户奔小康、工程建设等工作形成的档案资料，以及乡镇有关站所工作中形成的档案资料往往是收集归档的难点，需要重点加强管理，及时收集，并实行集中统一管理。

　　2.通过数字档案室建设实现馆外档案资源整合

　　一般情况下，涉农部门和乡镇机关档案室保存的档案为近10年的档案，这部分未进馆档案也是农民群众查询利用频率较高的档案。通过数字档案室的建设，形成数字档案资源，既方便了机关档案室自身的使用，也实现了档案馆对这部分档案的数字资源整合。如平谷区档案局依托区部门、乡镇机关数字档案室的创建整合数字档案资源，已完成3批共131家数字档案室创建，并将其中的涉农档案数字资源筛选出来整合到农村档案信息资源共享平台中，目前已整合近20个涉农部门48类专题数据库的近340万条数据。在该项工作中，由于对档案的数字化加工工作是由各单位自行或者委托完成，档案部门需特别注意应对此提出统一的工作要求，以便各项档案数字化成果适应数字档案馆接收的要求。

　　3.涉农业务信息数据库的整合

　　目前已有不少涉农部门和乡镇机关使用了专门的业务软件辅助日常业务管理，产生了大量业务信息数据，这些数据具有动态管理、利用频繁、数量庞大等特点。对于这部分档案信息资源，可以采用定时数据导出，按照一定的格式进入数字档案馆进行共享；也可以采取“分散建库、集中联系，分散服务、资源共享”的方式，在综合档案馆形成资源共享机制的基础上，建立查询利用双向响应机制，以实现涉农档案信息资源共享的目标。

　　（三）行政村档案信息资源建设途径

　　1.继续加强和巩固村级建档工作

　　对于经济基础较差的、档案工作较为薄弱的村，首要任务还是帮扶指导其建立基本符合规范的村级档案室，对村务管理中产生的各种文件材料加以集中统一保管，并建立最基本的电子档案目录。对经济基础较好的行政村，应加以宣传推广档案信息化建设工作，使用档案管理软件，逐步开展重要档案的数字化工作。在此基础上，档案馆应对各村的电子档案目录和数字化成果进行接收。同时，还要注重对农村乡土文献的抢救和保护。

　　2.对重要涉农档案实行“专档统管”

　　农村工作中形成的一些专项档案，如土地延包档案、两委换届档案、林改档案等可集中存放在乡镇或区（县）级国家综合档案馆进行统一管理，以确保这部分档案的安全和有效利用。对于这种管理方式，以档案馆为基点，将这部分档案资源有效整合，与镇、村实现档案资源共享。

　　3.探索建立乡镇档案馆，实现“村档乡管”。建立乡镇档案馆在实现乡镇、村的档案信息资源共享方面具有优势。首先乡镇档案馆能够实现档案资源集中管理、档案信息有效共享；其次能够充分利用乡镇档案室的设备设施，节省镇村档案资源体系建设费用；三是从机制上形成双管齐下的局面，从而确保农村档案工作法制化、规范化。